SOSTE Suomen sosiaali ja terveys ry tietosuojaseloste
Tämä on tietosuoja-asetuksen mukainen henkilötietojen käsittelyä koskeva informointiasiakirja.
1. Henkilötietojen käsittely: SOSTEn jäsenet sekä tapahtumat, koulutukset, viestintä ja tutkimus
1.1. Rekisterinpitäjä
SOSTE Suomen sosiaali ja terveys ry
y-tunnus: 2408739-0
Yliopistonkatu 5, 00100 Helsinki
(jäljempänä SOSTE)
1.2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Kirsi Väätämöinen, tietosuoja@soste.fi, puh. 040 839 7913
1.3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu huolehtia järjestöpalvelusta ja viestinnästä jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella sekä rekisteröidyn suostumus.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena:
- Järjestöpalvelut
- Viestintä ja tiedottaminen, mm. uutiskirjeet
- Koulutusten- ja tapahtumien toteuttaminen ja markkinointi
- Jäsenkyselyt ja muut tutkimus- ja vaikuttamistoimintaan liittyvät kyselyt
- Yhteistyö ja viestintä eri toimijoiden välillä
- Toiminnan kehittäminen
1.4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjän jäseneksi voidaan hyväksyä varsinaiseksi jäseneksi valtakunnallisen sosiaali- ja terveysalalla toimivan rekisteröidyn yhdistyksen tai säätiön, julkisoikeudellisen yhdistyksen tai järjestön perustamishetkellä olemassa olleen rekisteröidyn sosiaali- ja terveysturvayhdistyksen. Hallitus voi hakemuksesta hyväksyä yhteistyöjäseniksi sosiaali- ja terveysalan toimijoita, kuten kuntia sekä sosiaali- ja terveysalaa lähellä olevia yhdistyksiä ja muita oikeuskelpoisia yhteisöjä.
Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia jäsenjärjestöjen edustajien ja luottamushenkilöiden henkilötietoja:
- yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot, sähköpostiosoite
- luottamustoimet järjestössä
- ansiomerkit
- tapahtumien- ja koulutusten osallistumistiedot
- mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot
- mahdolliset suoramarkkinointikiellot
Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja tapahtumien ja koulutusten järjestämiseksi:
- nimi
- sähköpostiosoite
- taustaorganisaatio
- mahdolliset erityistarpeet
- tieto tapahtumista, joihin rekisteröity osallistuu kuten tieto liittyen tapahtumailmoittautumisiin (sisältäen ruokavaliotiedon) sekä laskutuksen
Muissa yhteyksissä, mm. kyselyjen, uutiskirjeiden ja muun viestinnän toimittamiseksi rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:
- nimi ja yhteystiedot, taustaorganisaatio, sähköpostisoite
Verkkopalvelun käyttämiseen liittyvien evästeiden, javascriptin ja palvelinlokien hallinta:
Verkkopalvelun käytön seurantaan ja käyttöä sujuvoittamaan sovellettavat tekniikat ovat yksilöiviä, mutta nimettömiä eikä niitä yhdistetä mahdollisiin henkilötietoihin. Tekniikat ovat hyvin yleisiä, niitä hyödyntävät lähes kaikki verkkopalvelut.
Evästeiden osalta soste.fi hyödyntää Google Analytics -analytiikkatyökalua, joka asettaa oletusarvoisesti evästeitä, jotka poistuvat viimeistään kahden vuoden kuluttua asettamisesta.
Voit tarkastella ja hallinnoida yksityisyysasetuksiasi selaimesi asetuksissa. Voit tarkastella evästeitä sekä muokata niiden hyväksymisperusteita selaimesi asetuksissa.
1.5. Tietolähteet
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään, väestörekisteristä, viranomaisilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös jäsenorganisaatiolta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
1.6. Tietojen luovutukset ja siirrot
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Rekisterinpitäjä on ulkoistanut IT-hallinnan ja keskitetyn rekisterin ylläpidon ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.
Muut ulkoistukset:
- Uutiskirjepalvelu
- Tiedotepalvelu
- Kyselyjen toteuttaminen
Tapahtumien ja koulutusten osallistujatiedot siirretään tapahtuman tai koulutuksen sekä niihin liittyvien matkojen toteuttamiseksi tila-, hotelli- ja ravitsemuspalvelujen tarjoajalle, lentoyhtiölle, tilausliikennepalvelujen tuottajalle, matkatoimistolle sekä laivayhtiölle.
1.7. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa.
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden, tutkimuksen aineistokeruiden tai tilauksen keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, valtionavustuksiin liittyvä lainsäädäntö rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Ruokavalio- ja erityistarvetiedot poistamme tapahtuman tai koulutuksen jälkeen. Tutkimuksiin liittyvissä kyselyaineistoissa suorat henkilötiedot poistetaan aineiston perustamisvaiheessa.
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
1.8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseä koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseen kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Reksiterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
1.9. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tietosuoja@soste.fi.
1.10. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.
2. Henkilötietojen käsittely: SOSTEn yhteistyökumppanit, sidosryhmät ja vaikuttaminen
2.1. Rekisterinpitäjä
SOSTE Suomen sosiaali ja terveys ry
y-tunnus: 2408739-0
Yliopistonkatu 5, 00100 Helsinki
(jäljempänä SOSTE)
2.2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Lakimies Patrik Metsätähti, +358 40 938 3454, patrik.metsatahti@soste.fi
2.3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat oikeutetut edut, esim. yhteistyösuhteen ylläpito ja hoito, yhteydenpito sidosryhmiin, vaikuttamistoiminnan toteuttaminen sekä sopimusten täytäntöönpano ja rekisteröidyn suostumus.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena:
- viestintä
- vaikuttaminen
- yhteistyö
- sopimus- ja muiden lupausten ja velvollisuuksien täyttäminen
2.4. Käsiteltävät henkilötiedot
- rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;
- yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien ja niiden yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot
- sopimuksia ja kilpailutuksia koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista, muut yhteydenotot,
- rekisteröityjen itse vapaaehtoisesti järjestelmiimme antamat tiedot
2.5. Tietolähteet
Saamme tietoja rekisteröidyltä itseltään ja julkisesti saatavilla olevista lähteistä.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös jäsenorganisaatiolta, viranomaisilta ja muilta luotettavilta tahoilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
2.6. Tietojen luovutukset ja siirrot
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ja keskitetyn rekisterin ylläpidon ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.
Muut ulkoistukset:
- Uutiskirjeet
- Tiedotepalvelu
- Sopimuksenhallintajärjestelmä
- Kilpailutusjärjestelmä
2.7. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa.
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Säilytämme henkilötietoja vähintään yhteistyön keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.
Arvioimme säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
2.8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseä koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseen kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
2.9. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti osoitteeseen tietosuoja@soste.fi.