Viestintä on olennainen osa sote-yhdistysten ja -järjestöjen työtä. Se on yksinkertaisimmillaan ja vaikeimmillaan kommunikointia. – Kaikki osaavat kommunikoida tavallaan, mutta ihmisten välinen vuorovaikutus ei aina ole helppoa. Tulkitsemme viestejä ja ympäröivää maailmaa oman kokemuksemme kautta. Organisaatiot, kuten sote-järjestöt ja yhdistykset tarvitsevat itselleen ihmisen viestimään puolestaan. Suuremmissa organisaatioissa viestintää on suunnittelemassa ja toteuttamassa viestintätiimit asiantuntijoineen, pienemmissä vastuu viestinnästä voi kuulua johtajalle, asiantuntijalle tai vaikkapa luottamushenkilölle.
Ulkoinen ja sisäinen viestintä
Usein puhutaan ulkoisesta ja sisäisestä viestinnästä. Ulkoisella viestinnällä tarkoitetaan organisaatioista ulospäin suuntautuvaa tiedottamista ja vuorovaikutusta. Sen tehtävänä on kasvattaa tietoisuutta järjestön olemassaolosta, tekemästä työstä ja tavoitteista. Ulkoinen viestintä voi myös tukea jäsenhankintaa tai varainhankintaa, kutsua mukaan uusia toimijoita ja tiedottaa järjestön palveluista tai vaikkapa järjestää kampanjan. Ulkoisella viestinnällä siis rakennetaan aktiivisesti järjestön mainetta. Ulkoisella viestinnällä järjestö pyrkii vaikuttamaan toimintaympäristöönsä ja vahvistamaan myönteistä suhtautumista järjestön tavoitteisiin.
Sisäinen viestintä on nimensä mukaisesti organisaation sisäistä tiedottamista ja keskustelua. Järjestöissä ja yhdistyksissä sisäisen viestinnän piirissä voitaisiin ajatella olevan työntekijät (työpaikan sisäinen viestintä), luottamushenkilöt, aktiivit ja muut vapaaehtoiset sekä jäsenet. Sisäinen viestintä on ennen kaikkea johtamisen työkalu. Sen on siis tuettava organisaation tarkoituksen, strategian ja toimintasuunnitelmien toteuttamista. Sisäisestä viestinnästä vastaavat kaikki, mutta sitä on myös koordinoitava. Sisäistä viestintää ei voi vastuuttaa yksin viestinnästä vastaavalle.
Tiedottaa
Tiedottaminen on viestinnän arkea. Tiedottamalla tehdään järjestön asioita tunnetuksi: uutisoidaan kannanotot ja tapahtumat, markkinoidaan palveluita, lähetetään mediakutsuja ym. Arkisimmillaan tiedottaminen on verkkosivujen ylläpitämistä, sosiaalisen median päivittämistä, uutiskirjeiden lähettämistä tai mediatiedotteiden laatimista.
Tiedottamalla annetaan oikea ja luotettava kuva järjestön tapahtumista sidosryhmille ja luodaan pitkäjänteisesti kuvaa organisaatiosta.
Keskustelee
Lähes kaikki ulkoinen viestintä on kaksisuuntaista. Keskustelupalstojen ja sosiaalisen median myötä kanavista sisältöä ”tuuttaava” tiedottaminen on jäänyt taakse. On keskusteltava, vastattava kysymyksiin ja oltava läsnä. Sosiaalisessa mediassa koolla ja rahalla ei välttämättä saakaan huomota, vaan hyvällä sisällöllä ja vuorovaikutuksella. Mitään sellaista kanavaa ei kannata ylläpitää, jossa ei ole valmis vuorovaikutukseen.
Luotaa
Yksi viestinnän tehtävä on luodata toimintaympäristöä: ennakoida tulevia yhteiskunnallisia muutoksia ja oman toimialan kehittymistä. Viestintä seuraa mediailmastossa tapahtuvia muutoksia ja omaan toimialaan liittyvän keskustelun ilmapiiriä. Jotta voi vaikuttaa itselle tärkeisiin asioihin, on hyvä tietää mihin ollaan menossa ja mikä milloinkin kiinnostaa. Luotaaminen on tärkeä osa yhteiskunnallisen vaikuttamisen onnistumisessa.
Tässä apuna voi käyttää erilaisia mediaseurannan palveluja ja oman toiminnan analysointiin verkkosivujen ja sosiaalisen median analytiikkaa.
Tukee ja sparraa
Viestinnästä vastaava tukee ja sparraa omaa organisaatiota viestimään. Sparrauksen voi nähdä sekä organisaatioon että henkilökuntaan liittyvänä huolenpitona. Viestintä on tyypillisesti organisaatiossa poikittainen toiminto eli on mukana monissa prosesseissa ja tekee yhteistyötä lähes kaikkien kanssa. Siksi se on usein hyvin perillä siitä, mitä organisaatiossa tapahtuu. Yhdessä luotauksen kanssa tämä antaa luontevan roolin organisaation sisäiseksi muutosagentiksi ja sparraajaksi.
Yhdistystoiminnassa työskentelevillä on oltava hyvät viestintävalmiudet. Niiden ylläpidossa ja kehittämisessä viestinnällä on iso rooli nopeasti muuttuvassa mediaympäristössä.
Huolehtii maineesta
Oman organisaation maine tai brändi tai imago on monen tekijän summa. Maineeseen voi vaikuttaa, mutta sitä ei voi hallita. Siksi on tärkeää seurata oman organisaation mainetta ja edistää sitä haluttuun suuntaan. Verkossa on oltava mukana läsnä siellä missä omasta organisaatiosta keskustellaan.
Monissa organisaatioissa viestintä on mukana erilaisten kirjallisten ja graafisten sisältöjen julkaisussa, mutta nykyään yhä useammin myös palveluiden, tuotteiden ja vaikka toimitilojen suunnittelussa. Kun on pohdittu millaisia mielikuvia omaan organisaatioon halutaan yhdistää, se on huomioitava kaikessa toiminnassa.
Vaikuttaa
Sote-yhdistykset ja -järjestöt ovat oman sektorinsa näköalapaikka suomalaiseen yhteiskuntaan. Lähes kaikilla yhdistyksillä ja järjestöillä on myös yhteiskunnallisia tehtäviä ja viestinnän tehtävä on edesauttaa tätä vaikutamistyötä.
Viestintä auttaa omalta osaltaan luomaan ja ylläpitämään suhteita ulkoisiin sidosryhmiin, kuten päättäjiin. Monet järjestöt ja yhdistykset tuottavat tutkimustietoa tai asiantuntijanäkemyksiä oman sektorinsa asioista. Nämä ovat erinomaisia vaikuttamisen työkaluja, joita on syytä tuoda esiin.
Tarkistettu ja tarvittaessa päivitetty 15.9.2022