Millaista tietoa järjestöt keräävät ja mihin sitä käytetään? Mitä viralliset tilastot kertovat järjestö- ja vapaaehtoistoiminnasta? Kansalaistoiminnan johtamisen verkostossa pohdittiin tällä kertaa tiedolla johtamisen kysymyksiä.
Pöytälaatikkoexceleistä avoimeen dataan
Diabetesliitto kerää tietoa diabeetikoiden arjesta Diabetesbarometrilla ja Diabetes arjessa -kyselyillä. Valtakunnallisten kyselyiden lisäksi tehdään pienempiä kyselyitä täsmätarpeisiin. Varsinkin vaikuttamistyössä isot kyselyt ovat tarpeen, jotta kansanedustajakin vakuuttuu tiedon luotettavuudesta ja merkityksestä, kertoo kehittämispäällikkö Sari Koski Diabetesliitosta.
Kyselyiden rinnalla oma tiedon muotonsa on arkitieto, jota kertyy monista lähteistä: asiakasneuvonnasta, somekeskusteluista, tapahtumista, koulutuksista. Tavoitteena Diabetesliitossa on tulevaisuudessa verkkopalvelun kautta mahdollistaa jatkuva tiedonkeruu, sillä ihmisillä on tarvetta kertoa arjestaan jatkuvasti eikä kysymistä voi rajata vain kerran vuodessa toteutettaviin tutkimuksiin, toteaa Koski.
Tiedonhallintakoordinaattori Pirjo Valjanen Sydänliitosta analysoi tiedonhallinnan haasteita järjestöissä. Tieto on usein sirpaleista ja siiloutunutta, käsityönä tehtyjä pöytälaatikkoexceleitä omaan käyttöön. Niiden hyödyntäminen koko organisaation tasolla vaatii paljon käsittelyä. Puhumattakaan, että päästäisiin tuottamaan kaikkien käytössä olevaa avointa dataa ja tekemään tietohankkeita yhdessä muiden järjestöjen kanssa.
Aikaa menee tällä hetkellä tiedon etsimiseen ja keräämiseen, kun painopisteen pitäisi olla datan analysoinnissa ja siinä, että toimintaa suunnitellaan aidosti tiedon ohjaamana, Valjanen summaa. Valjanen uskoo, että järjestön oman datan merkitys kasvaa tulevaisuudessa ja raakadataa pitää pystyä jalostamaan eteenpäin. Yksi esimerkki datan jalostamisesta on kuntien ja hyvinvointialueiden päättäjille suunnattu Sydänturvallinen Suomi -palvelu jossa hyödynnetään mm. rekisteritietoa sydäniskurien sijainnista ja määristä.
Osallistuminen on ikuista, mutta kohde vaihtuu
Tilastokeskuksen Ajankäyttötutkimuksesta ja Vapaa-ajan tutkimuksesta saadaan tietoa yhdistysten toimintaan osallistumisesta ja vapaaehtoistoimintaan osallistumisesta. Molemmissa tutkimuksissa on isot otoskoot ja muutosta voidaan tarkastella vuoteen 1979 ja 1981 ulottuvissa aikasarjoissa. Tutkija Riitta Hanifi Tilastokeskuksesta tiivistää 40 vuoden aika tapahtuneen muutoksen kahteen trendiin:
- Vapaaehtoistyötä tekee kuukausittain nyt noin 20 % väestöstä. Vapaaehtoistyötä tekevien määrä on vähentynyt. Ne, jotka tekevät vapaaehtoistyötä, käyttävät siihen kuitenkin keskimäärin enemmän aikaa kuin aiemmin. Viimeisin tiedonkeruu tehtiin korona-aikana, joka on todennäköisesti vaikuttanut uusimman tiedonkeruun tuloksiin.
- Yhdistysten toimintaan osallistuu vuosittain reilu puolet väestöstä. Osallistumisen kokonaistasossa ei ole tapahtunut suuria muutoksia, mutta osallistuminen suuntautuu eri tavoin, enemmän kohti urheilu- ja harrastusyhdistyksiä.
Vapaaehtoistoimintaan osallistumisessa isoimmat erot syntyvät eri sosioekonomisten väestöryhmien välille. Ylemmät toimihenkilöt tekevät eniten vapaaehtoistyötä, työttömät vähiten. Hanifin mukaan näyttää siltä, että ihmiset osallistuvat eniten vapaaehtoistoimintaan silloin, kun oma elämä on jäsentynyttä ja vähemmän silloin, kun omaan elämäntilanteeseen liittyy epävarmuutta.
Liikunnan vapaaehtoistoimintaa koskevassa tutkimuksessa saadut tulokset vahvistavat virallisten tilastojen antaman kuvan vapaaehtoistoiminnan kasautumisesta. Yliopistonlehtori Outi Aarresolan mukaan liikunnan vapaaehtoistoiminnassa eniten vapaaehtoistyötä tekevä kymmenys tekee 52 % kaikista vapaaehtoistyön tunneista. Samalla Aarresola muistuttaa, että vapaaehtoistoiminta on muutakin kuin mokkapaloja, leipomistalkoita mitenkään väheksymättä. Se sisältää myös tiettyä osaamista vaativia tehtäviä kuten valmennusta, hallitustyötä ja tuomarointia. Tunneista laskettu vapaaehtoistyön arvo on seuratoimintoihin kohdennettuna noin 700 miljoonaa euroa. Vapaaehtoistyön tutkimus osoittaa monin tavoin, miksi ammattimaistumiskehityksen rinnalla vapaaehtoistyön edistäminen on elintärkeää liikunnan ja urheilun järjestötoiminnalle.
Tiedonkerääjän muistilista
Tiedonkerääjän muistilista on koottu verkostotapaamisen kaikkien esitysten ja keskustelun pohjalta inspiraatioksi oman järjestön tiedonkeruun pohtimiseen.
- Älä kerää tietoa keräämisen ilosta, vaan mieti, mihin tietoa tarvitaan. Tietoa voidaan käyttää esimerkiksi vaikuttamiseen, oman työn onnistumisen mittaamiseen tai toiminnan kehittämiseen.
- Jäsennä, jalosta ja hyödynnä myös arkitietoa tutkimustiedon rinnalla.
- Valitse oikea lentokorkeus. Tieto vain omasta toiminnasta ei auta sinua ymmärtämään kohderyhmää ja ilmiötä laajemmin. Mieti mistä näkökulmasta ja miltä tasolta haluat tarkastella asioita.
- Kysyä voi monella tavalla. Testaa erilaisten kysymysmuotoilujen vaikutusta siihen, millaista tietoa saat. Yllätyt.
- Harkitse tarkkaan myös tiedonkeruun oikea ajankohta. Poikkeusaikana saadaan tietoa poikkeusajasta.
- Käytä erilaisia tiedonkeruun tapoja. Tarjoa vaihtoehtoja vastata eri kanavissa. Mieti, miten tavoitat kohderyhmäsi parhaiten. Rohkaise kaikkia osallistumaan. Tietosi ei ole kattavaa, jos isoja väestöryhmiä jää sen ulkopuolelle.
- Jaa tietoa organisaation sisällä ja toisten organisaatioiden kanssa, vältä päällekkäistä tiedonkeruuta. Avoin data on tulevaisuutta.