Organisationsguide

SOSTE upprätthåller en webbaserad organisationsguide. Vår strävan är att ge strukturerad information, instruktioner och tips för anställda inom social – och hälsovårdsorganisationer. Guiden är uppbyggd i form av artiklar inom olika teman. Förutom artiklarna innehåller guiden också aktuellt från SOSTE. Guiden är på finska och innehållet uppdateras regelbundet. I den här guiden får du på svenska en överblick av guiden och tips på länkar till svenskspråkiga webbsidor gällande ämnet.

Organisationsguiden är indelad i 6 avsnitt.

Administration
Ekonomi
Organisationsutveckling
Organisationsledning
Sociala relationer och inflytande
Kommunikation i organisationer

Allmänt föreningsstöd: På SFV Föreningsresursens webbplats hittar du fakta, tips, råd och får svar på frågor gällande föreningsliv i Svenskfinland.

1. Administration

God förvaltningssed

SOSTE var med och bearbetade en publikation God förvaltningssed i föreningar. Den innehåller rekommendationer för föreningar i hur man ska agera i styrelsen, medlemsmöten och medlemskommunikation. Publikationen God förvaltningssed i föreningar har gjorts av de nationella paraplyorganisationerna Finlands Ungdomssamarbete – Allianssi rf, SOSTE Finlands social- och hälsa rf och Valo Finlands Idrott rf (nuvarande Finlands Olympiska Kommitté).

GDPR

Dataskyddsförordningen mer känd som GDPR efter engelskans General Data Protection Regulation. Syftet med GDPR är att vid hantering av personuppgifter stärka och harmonisera skyddet för personer inom Europeiska unionen. Den hindrar organisationer från att databehandla personuppgifter utan samtycke eller anledning. Förordningen började gälla den 25 maj 2018. På webbplatsen Dataombundsmannens byrå hittar du information om vad organisationerna ska beakta i behandlingen av personuppgifter.

2. Ekonomi

Inkomster

Med inkomster innebär finansiering från olika källor för organisationens verksamhet. Organisationer kan ha offentliga bidrag, privata donationer eller stöd. Kund- och serviceavgifter och medlemsavgifter är också en form av inkomster.

Penninginsamlingar

Offentlig penninginsamling kan utföras av en ideell organisation med en giltig insamlingslicens. Offentlig penninginsamling regleras av Lag om penninginsamlingar i Finland. Lagen om penninginsamlingar kommer att förnyas.

Offentlig upphandling

När du förbereder dig för ett köp, ta reda på om din organisation är skyldig att tillämpa offentlig upphandling för köpet. Krav på upphandling utgår från innehåll och gränsvärde. Gäller alltså organisationer om det uppskattade värdet för köpet är minst lika med gränsvärdet eller om det som ska upphandlas har erhållit bidrag mer än hälften av köpvärdet. Offentlig upphandling gäller också om din organisation uppfyller definitionen av en offentligrättslig organisation i upphandlingslagen.

Upphandlande enhet är en organisation (juridisk person) som inrättats för att tillgodose behov i det allmännas intresse och inte har kommersiell karaktär. Samt till största delen finansieras av statens myndigheter eller annat offentligrättsligt organ (= ett offentligt bidrag som överstiger hälften av budgeten). Eller om organisationens ledning står under kontroll eller utses av en myndighet. Gränsvärdet är 60 000 euro för varuupphandling, tjänsteupphandling och projekttävlingar. För upphandlingar som gäller social- och hälsovårdstjänster är gränsvärdet 400 000 euro.

Lag om offentlig upphandling och koncession

Rådgivningsenheten Upphandling.fi för offentlig upphandling ger upphandlande enheter enligt upphandlingslagen service i frågor som gäller offentlig upphandling, särskilt tillämpningen av lagen. Rådgivningen är avgiftsfri.

Vad är offentlig upphandling?

Principer för upphandling

3. Organisationsutveckling

Förutse framtid

För att jobba proaktivt behövs kontinuerlig dialog inom organisationen. Enligt Elisabet Lagerstedt består den strategiska planeringsprocessen av tre steg: strategisk insikt, strategiska val och slutligen upprättandet av en strategisk plan. En klok strategisk planering genomsyrar alla nivåer på vägen mot visionen, konstateras på föreningsresursen, som presenterar en metod Framtidsverkstad.

SOSTE har publicerat en utredning gällande att förutse organisationers framtid inom social- och hälsovårdsorganisationerna. Publikationen som är på finska: Järjestöt ennakoimassa (Bergman 2017) visar att organisationerna har kunskap och vilja att utveckla verksamheten i ett framtidsperspektiv.

Samarbete med företag

Fler och fler organisationer samarbetar med företag. Samarbetet breddar på organisationens referensnätverk och ökar på organisationens resurser. För ett företag kan samarbete med en organisation vara ett sätt att förverkliga företagens sociala ansvar och kanske skapa affärsmässiga fördelar. Former av samarbetet kan vara gåvor, sponsorering och strategisk kompanjon. Ju mer omfattande och långsiktigt samarbete är, desto viktigare är det att ingå ett avtal som definierar båda parternas rättigheter och skyldigheter.

4. Organisationsledning

Strategiskt arbete

Strategiskt arbete utforskar hur saker är, vad som händer och organisationen är placerad i arbetsmiljön. Syftet med den strategiska analysen är att göra val om vad som är viktigt för organisationen. Ur strategin utarbetas en plan för vilka åtgärder som ska vidtas för att uppnå det önskade målet. Strategin ska vara framåtblickande, men inte för generell, så att det uppstår ett gap mellan strategi och praktik.

Personaladministration

Att leda personal och utveckla hela arbetsgemenskapen omfattar många olika uppgifter: administration av personalärenden, personalrekrytering, arbetarskyddsärenden, organisering av arbetet och utvärdering, höjandet av personalens och kompetens samt arbetsmiljö, välbefinnande på arbetsplatsen och säkra arbetssäkerheten. Arbetet regleras av flera lagar, till exempel Arbetstidslag, Arbetstidslag, Arbetsavtalslag, Lag om kollektivavtal, Arbetarskyddslag, Lag om företagshälsovård, Semesterlag och Lag om integritetsskydd i arbetslivet.

Information

Strategiskt arbete: SFV – Föreningsresursen, Strategisk planering
Idéer på olika metoder i organisationsarbetet: SFV föreningsresursen
Information om arbetarskydd kan läsas på Arbetarskyddcentralens webbplats
Råd i arbetsrättsliga och näringspolitiska frågor: Arbetsgivarorganisationen Välmåendebranschen HALI rf (Hyvinvointiala HALI ry)
Råd och stöd i ärenden gällande upprätthålla arbetsförmågan och utveckla välbefinnande på jobbet, från ditt eget pensionsförsäkringsbolag. (Elo, Ilmarinen, Varma, Veritas)
Arbetsvälmående byggs upp tillsammans
Publikation – rapport Förbundsbarometern 2018 – Arbetsglädje i förbundsvärlden har publicerats av Svenska studieförbundet rf
Material för ledarskap och utveckling av små organisationer, Nätverket Innokyläs materialbank
Mentorskap: Svenska studieförbundet har arrangerat mentorskapsprogram både för förbundsanställda och för förtroendevalda.

5. Samhällspåverkan

Organisationerna inom social- och hälsovård är aktiva samhällspåverkare både i Finland och internationellt. Samhällspåverkan är en viktig och naturlig del och sker allt mer i en komplex värld. Det här bidrar till att fler samhällsfrågor diskuteras och ventileras både i kommunikation mellan representanter för organisationerna och politiker/myndigheter och på sociala medier. Samhällspåverkan sker därmed via olika kommunikationskanaler och inläggen i diskussionerna kan ske begrundat eller plötsligt. Ett planerat påverkansarbete främjar arbetet som samhällspåverkare. Planeringsarbetet i en organisation kan utgå från följande:

Välj vad du vill påverka.
beslut vilka mål din organisation sätter fokus på
Var önskar din organisation påverka
Vad önskar din organisation åstadkomma (förändring)
sammanställ ett faktadokument per mål med bakgrundsinformation, konkreta ändringsförslag och motiveringar till förändringen
Känn till hur processen går och gör upp en plan. Bland annat regeringens processer kan man ta del av på ministeriers webbplatser. På Stadsrådets webbplats kan du ta del av regeringens information gällande regeringsprogrammet och stadsbudgeten.

Många av SOSTEs medlemsorganisationer driver internationell verksamhet. De flesta är medlem i något eller några europeiska eller globala nätverk. Nätverk med uppdrag att driva påverkansarbete bland annat i EU eller på globala plattformar som FN.

6. Kommunikation i organisationer

Kommunikation är en viktig del av organisationernas arbete. Mycket förenklat kan kommunikationen sammanfattas som överföring av information från en punkt till en annan. I kommunikationen sker dock mera, det sker ett utbyte av tankar, åsikter eller information och kommunikationen har ägt rum då informationen eller budskapet tagits emot, samt när det skett någon slags förändring, eller startat en process hos den mottagande deltagaren. Förslag på kommunikationsplan kan du ta del av på föreningsresursen.

Med information och att kommunicera förmedlas en sann och tillförlitlig bild av organisationens verksamhet till intressenterna och både skapar och stärker en långsiktig bild av organisationen. Kommunikationen är både extern och intern kommunikation. Genom extern kommunikation strävar organisationen efter att påverka och stärka en positiv inställning till sina mål, samt att bidra till att upprätthålla och skapa relationer med externa intressenter, som beslutsfattare. Den interna kommunikationen är framförallt ett ledningsverktyg i organisationen.

Kommunikationen i organisationerna har med andra ord en mycket central roll. Kommunikationen informerar, diskuterar, sonderar, stöder, värnar om organisationens anseende och påverkar.