Vuosi 2023 lähestyy päätöstään. Vuodenvaihde merkitsee monelle yhdistykselle myös tilikauden päättymistä. Tästä alkaa tilinpäätöksen laatimisaika. Kirjanpitolain 3. luvun 6. §:n mukaan tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Yhdistyksen tilinpäätös sisältää tilinpäätöspäivän taloudellista asemaa kuvaavan taseen, tuloksen muodostumista kuvaavan tuloslaskelman sekä tarvittavat liitetiedot.
Kun tilinpäätös on laadittu ja tilin- tai toiminnantarkastaja tehnyt siitä lausuntonsa, tulee tilinpäätös vielä vahvistaa yhdistyksen tai, jos yhdistyksen säännöissä on niin määrätty, valtuutettujen kokouksessa. Yhdistyslain 23. §:n 5. kohdan mukaan kokouksessa päätetään tilinpäätöksen tai vuosilaskelman vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä.
Hallituksen ja muiden tilivelvollisten, kuten hallituksen ulkopuolisten nimenkirjoittajien, vastuuvapaudesta päättäminen kytkeytyy siis kiinteästi tilinpäätösprosessiin ja vastuuvapaus myönnetään lähtökohtaisesti aina tilikauden ajalta. Mutta mistä vastuusta hallitus vapautetaan, ja milloin tai miksi vastuuvapaus pitäisi jättää myöntämättä?
Hallituksen vastuut ja hallituksen jäsenen korvausvelvollisuus
Yhdistyksen hallituksen ja sen jäsenten keskeisimmistä vastuista säädetään yhdistyslain 35. ja 39. §:ssä. Ensin mainitun mukaan hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan hoidettava yhdistyksen asioita huolellisesti. Hallituksen on huolehdittava, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. 39 §:ssä säädetään siitä, että hallituksen jäsenet ovat korvausvastuussa vahingoista, joita he ovat toimessaan tahallisesti tai tuottamuksesta aiheuttaneet yhdistykselle.
Hallituksen jäsenen toimessaan yhdistykselle aiheuttamissa vahingoissa on aina kyse taloudellisista vahingoista. Jos yhdistyksen tilinpäätös on laadittu kirjanpitolain edellyttämällä tavalla siten, että se antaa oikean ja riittävän kuvan yhdistyksen talouden hoitamisesta tilikauden aikana, pitäisi hallituksen jäsenten yhdistykselle aiheuttamien vahinkojen käydä ilmi tilinpäätöksestä. Tilin-/toiminnantarkastusprosessin yhtenä keskeisimpänä funktiona voidaan puolestaan pitää sitä, että sillä pyritään varmistamaan hallituksen jäsenten mahdollisesti aiheuttamien vahinkojen päätyminen yhdistyksen kokouksen tietoon.
Vastuuvapauden myöntämisen merkitys
Tilinpäätöksen ja siitä tehdyn tilin-/toiminnantarkastuskertomuksen perusteella yhdistyksen jäsenet tai valtuutetut arvioivat sen, onko yhdistyksen hallitus hoitanut yhdistyksen asioita huolellisesti, huolehtinut kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon järjestämisestä luotettavalla tavalla.
Vastuuvapauden myöntämisen juridinen merkitys on se, että sillä yhdistyksen jäsenistö vapauttaa yhdistyksen hallituksen ja muut tilivelvolliset vahingonkorvausvastuusta tilinpäätöksen kohteena olleen tilikauden tapahtumia koskien. Vastuuvapauden myöntämällä jäsenet toisin sanoen ilmaisevat, että heille esitetyn tilinpäätöksen sekä tilin-/toiminnantarkastajan siitä antaman tarkastuskertomuksen perusteella ei ole syytä epäillä, että vastuusta vapautettavat olisivat aiheuttaneet yhdistykselle vahinkoa tilikauden aikana, eikä yhdistys tule nostamaan tilikauden tapahtumia koskevia vahingonkorvauskanteita heitä vastaan.
Vastuuvapauden epääminen hallitukselta
Jos tilinpäätöksestä tai toimintakertomuksesta sitten ilmeneekin, että yhdistykselle on aiheutunut vahinkoa, josta hallitus tai sen jäsen ovat tai saattavat olla vastuussa, ei vastuuvapautta ole syytä myöntää. Vastuuvapaus voidaan myöntää myös vain osittain. Esimerkiksi siten, että ainoastaan osa hallituksen jäsenistä vapautetaan vastuusta tai vastuuvapauden ulkopuolelle rajataan tietyt hallituksen tekemät päätökset tai toimenpiteet.
Vaikka vastuuvapauden epääminen hallitukselta tai sen jäseneltä juridisesti kytkeytyy yhdistyksen oikeuteen nostaa vahingonkorvauskanne näitä vastaan, käytetään vastuuvapauden epäämistä toisinaan muistakin syistä. Yhdistyksen jäsenet saattavat vastuuvapauden epäämisellä vain haluta ilmaista tyytymättömyyttään yhdistyksen johtamista kohtaan, vaikkei mitään taloudellista vahinkoa yhdistykselle edes epäillä johdon toiminnasta aiheutuneen.
Varsinkin yhdistyksissä tällaiseen muihin kuin vahingonkorvauskanteen nostamiseen liittyviin syihin perustuvaan vastuuvapauden epäämiseen on suositeltavaa suhtautua pidättyvästi. Sinänsä laki ei aseta estettä evätä vastuuvapaus mistä syystä tahansa. Mutta koska vastuuvapaus liittyy niin kiinteästi tilinpäätösprosessiin ja yhdistyksen hallituksen korvausvastuuseen, on todennäköistä, että ainakin yhdistyksen ulkopuolinen toimija olettaa yhdistyksen varainhoidon tai kirjanpidon hoitamiseen liittyvän epäkohtia, mikäli vastuuvapaus on evätty. Tällä saattaa olla arvaamattomia vaikutuksia, jos tieto vastuuvapauden epäämisestä päätyy esimerkiksi yhdistykselle julkisia avustuksia myöntäneen avustusten käyttöä valvovan viranomaisen tietoon. Sen takia vastuuvapauden myöntämistä tai epäämistä ei tulisi käyttää yleisen luottamuslauseen tavoin.
Hallituksen jäsenten luottamus voidaan punnita yhdistyksissä helposti muilla tavoilla, kuten vaatimalla ylimääräistä yhdistyksen kokousta hallituksen jäsenten vaihtamiseksi. Yhdistyksissä, toisin kuin esimerkiksi osakeyhtiöissä, hallituksen jäsenet myös tyypillisesti valitaan lyhyiksi toimikausiksi ja heidän luottamuksensa punnitaan säännöllisesti vaaleissa.
SOSTEn lakimiehet vastaavat verkkosivujemme Kuukauden kysymys -palstalla kerran kuukaudessa ajankohtaisiin järjestökentän kysymyksiin.