Vakiintuneeksi käytännöksi Suomessa vaikuttaa muodostuneen, että yhteisöiltä hallinnollisia toimenpiteitä edellyttävät EU-tason säädöshankkeet karnevalisoidaan konsulttitoimistojen markkinoinnissa. Yleishyödyllisten yhteisöjenkään hallinnossa työskentelevät ihmiset tuskin ovat välttyneet törmäämästä termiin whistleblowing-direktiivi sekä siihen liittyvien koulutus- ja konsulttipalvelujen mainoksiin viime vuosien aikana.
SOSTEenkin ajoittain tulee otsikon mukaisia yhteydenottoja ja kysymyksiä jäseniltämme siitä, pitääkö whistleblower-sääntelyyn jotenkin varautua tai edellyttääkö se nyt jotain toimenpiteitä. Kannattaako tarttua sähköpostiin tulvivien whistleblower-konsulttien tarjouksiin? Siksi lienee paikallaan lyhyt tarkastelu siitä, mistä on kyse, mitä ja keitä sääntely koskee.
Laki voimaan 1.1.2023
Niin sanottu EU:n whistleblower-direktiivi (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta) hyväksyttiin EU:n parlamentissa ja neuvostossa vuonna 2019. Direktiivin implementoimiseksi eli kansalliseksi täytäntöön panemiseksi tarvittavaa lainsäädäntöä valmisteltiin oikeusministeriössä jo viime hallituskaudesta lähtien. Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (ilmoittajansuojelulaki) saatiin lopulta säädettyä vuoden 2022 aikana ja astui voimaan vuoden 2023 alussa.
Mitä on ilmoittajansuojelu?
Suomen kielessä ei valitettavasti ole englannin kielen whistleblower-termiä vastaavaa ilmaisuvoimaista ja ytimekästä sanaa kuvaamaan henkilöä, joka ilmoittaa havaitsemistaan lainvastaisuuksista. Meillä whistleblowerista käytetään yksinkertaisesti termiä ilmoittaja. Ilmoittaja on henkilö, joka työnsä yhteydessä havaitsee Euroopan unionin tai kansallisen oikeuden rikkomista esimerkiksi julkisissa hankinnoissa, rahoituspalveluissa, elintarvikkeiden turvallisuudessa tai kuluttajansuojassa ja tekee siitä ilmoituksen sisäiseen tai ulkoiseen ilmoituskanavaan.
Ilmoittajansuojelulakia voidaan pitää ensisijaisesti työoikeuden alaan kuuluvana säädöksenä. Sen pääasiallinen suojelukohde ovat työntekijät, joille on lain mukaan järjestettävä ilmoituskanavat, joiden kautta he voivat tuoda esiin työnantajansa toiminnassa havaitsemansa lainvastaisuudet ilman pelkoa siitä, että työnantaja tämän seurauksena ryhtyisi vastatoimiin esimerkiksi irtisanomalla ilmoittajan tai heikentämällä tämän työehtoja ja -olosuhteita.
Ilmoittajansuojelun henkilöllinen soveltamisala ei kuitenkaan rajoitu yksinomaan työntekijöihin. Ilmoittaja voi olla myös organisaation alihankkijana toimiva itsenäinen ammatinharjoittaja, yhteisön hallituksen jäsen, vapaaehtoistyöntekijä tai harjoittelija.
Yli 50 työntekijän organisaation perustettava sisäinen ilmoituskanava
Ilmoittajansuojelulain 10 §:ssä on luettelo organisaatioista, joilla on velvollisuus perustaa sisäinen ilmoituskanava, mikäli niiden työ- tai virkasuhteessa olevien henkilöiden määrä on säännöllisesti vähintään 50. Pykälän luettelo kattaa valtaosan niin julkis- kuin yksityisoikeudellisista yhteisöistäkin. Esimerkiksi kaikilla säännöllisesti yli 50 työntekijää työllistävillä säätiöillä, osakeyhtiöillä ja seurakunnilla on tämä velvollisuus. Säännöllisesti yli 50 työntekijää työllistävillä aatteellisilla yhdistyksillä velvollisuus on kuitenkin vain, mikäli näillä on elinkeinotoiminnan harjoittamista varten pysyvä toimipaikka tai palveluksessaan vähintään yksi työntekijä. Eli yksinomaan aatteellista toimintaa harjoittavan yhdistyksellä ei ole velvollisuutta sisäistä ilmoituskanavaa perustaa, vaikka sen henkilöstömäärä olisi suurikin.
Konsernimuodossa toimivilla yhteisöillä voi olla myös yksi yhteinen ilmoituskanava. Sisäisen ilmoituskanavan perustavien organisaatioiden on selkeässä muodossa tiedotettava mahdollisuudesta tehdä ilmoituksia sisäiseen ilmoituskanavaan sekä oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ilmoituskanavaan, ilmoittamiseen liittyvistä menettelyistä ja ilmoittajan suojelun edellytyksistä.
Sisäisen ilmoituskanavan järjestämisen voi antaa myös ulkopuolisen alihankkijan tehtäväksi. Tässäkin tapauksessa tietysti organisaatio itse vastaa siitä, että alihankkijan tuottama ilmoituskanava ja siihen liittyvät ilmoitusmenettelyt täyttävät lain vaatimukset. Sisäisen ilmoituskanavan perustaneen organisaation tai ilmoituskanavaa hallinoivan alihankkijan on nimettävä ilmoitusten käsittelystä vastaava henkilö tai henkilöt, eikä ilmoituksia saa käsitellä muut kuin organisaation tähän tehtävään erikseen nimeämät henkilöt. Nämä henkilöt ovat velvollisia pitämään salassa saamansa tiedon ilmoittajan tai ilmoituksen kohteen henkilöllisyydestä tai muusta sellaisesta tiedosta, josta henkilöllisyys voidaan päätellä suoraan tai epäsuorasti.
Sisäiseen ilmoituskanavaan tulee pystyä jättämään ilmoitus sekä kirjallisesti että suullisesti. Anonyymien ilmoitustenkin vastaanottamista sisäisessä ilmoituskanavassa voidaan pitää suositeltavana, mutta laki ei sitä edellytä. Anonyymeille ilmoittajille ei myöskään tarvitse antaa lain edellyttämiä vastaanottoilmoituksia tai ilmoituksia siitä, mitä toimenpiteitä ilmoituksen perusteella toteutetaan.
Oikeuskanslerinviraston keskitetty ulkoinen ilmoituskanava
Myös alle 50 työntekijän organisaatiot, tai esimerkiksi yksinomaan aatteellista toimintaa harjoittavat yhdistyksetkin, voivat vapaaehtoisesti perustaa sisäisen ilmoituskanavan. Tällöin ilmoituskanavan tulee täyttää ilmoittajansuojelulain vaatimukset.
Vaikkei sisäistä ilmoituskanavaa organisaatiolla olisi, voi ilmoituksen tehdä Oikeuskanslerinviraston ulkoiseen ilmoituskanavaan.
Ilmoitus keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan voidaan tehdä, jos
- ilmoittajalla ei ole mahdollisuutta tehdä ilmoitusta sisäiseen ilmoituskanavaan
- ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, että sisäisen ilmoituksen perusteella toimenpiteisiin ei ole ryhdytty määräajassa tai sen perusteella rikkomiseen ei voida puuttua tehokkaasti tai
- ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa olevansa vaarassa joutua vastatoimien kohteeksi ilmoituksen johdosta.
Ilmoittajansuojelun edellytyksenä on myös, että
- Ilmoittajalla on ilmoittamishetkellä perusteltu syy uskoa, että rikkomista koskeva tieto pitää paikkansa,
- rikkomista koskeva tieto kuuluu ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan tai
- ilmoittaja ilmoittaa työnsä yhteydessä havaitusta väärinkäytöksestä.
Ilmoituksen oikeuskanslerinvirastoon voi jättää sähköisellä ilmoituslomakkeella, sähköpostitse, postitse tai puhelimitse. Yllä mainittujen ilmoittajansuojelun yleisten edellytysten täyttyessä oikeuskanslerinvirasto siirtää asian toimivaltaisen ilmoitettuja väärinkäytöksiä valvovan viranomaisen, kuten poliisin, tutkittavaksi.
Mitä väärinkäytöksiä ilmoittajansuojelujärjestelmä koskee?
Ilmoittajansuojelulain mukainen ilmoittamismenettely ei koske kaikkia mahdollisia työn tekemisen tai luottamustehtävän hoitamisen yhteydessä havaittuja lainvastaisuuksia. Kyse on direktiivipohjaisesta EU-oikeudellisesta lainsäädännöstä, joten lain rikkomiset, joita järjestelmä koskee liittyvät sellaisten lakien rikkomiseen, joiden säätämisessä EU:lla on toimivaltaa.
Ilmoittajansuojelulain 2 §:ssä on lueteltu lainsäädännön alat, joihin liittyvät rikkomiset kuuluvat lain aineelliseen soveltamisalaan. Näihin lainsäädännön aloihin sisältyvät mm. julkisia hankintoja, henkilötietojen suojaa sekä valtionavustusten tai valtiontukien myöntämistä, käyttämistä tai takaisinperintää koskevat säännökset.
Ilmoittajansuojelulaki ei siis kata läheskään kaikkia organisaatioissa tapahtuvia lainvastaisuuksia tai väärinkäytöksiä. Esimerkiksi työyhteisön sisällä tapahtuva häirintä tai kiusaaminen tai asiakastyön yhteydessä kohdatut väkivalta- ja omaisuusrikokset eivät kuulu lain soveltamisalaan. Laki ei kuitenkaan aseta esteitä sille, että vastaavaa ilmoitusjärjestelmää voitaisiin organisaatiossa soveltaa lain soveltamisalan ulkopuolisiinkin väärinkäytöksiin.
Mitä siis pitää tehdä?
Organisaation vastuullisuuden ja hyvän hallinnon toteutumisen kannalta on tärkeää, että väärinkäytökset käyvät ilmi ja niihin puututaan tehokkaasti. Hyvään hallintoon ei luonnollisestikaan kuulu se, että lainvastaisuuksia esiintuovat työntekijät tai luottamushenkilöt joutuvat pelkäämään kostotoimenpiteitä, mikäli väärinkäytökseen syyllistyvät henkilöt esimerkiksi toimivat organisaation hierarkiassa heitä ylemmällä tasolla. Sen takia on tärkeää, että jokaisella organisaatiolla olisi jonkinlainen uskottava ja luotettu kanava, johon sen hyväksi työskentelevät ihmiset voivat ilmaista huolensa ja väärinkäytöksiä koskevat havaintonsa.
Ilmoittajansuojelulain 40 §:n voimaantulosäännösten mukaan yli 249 työntekijän organisaatioissa sisäinen ilmoituskanava on otettava käyttöön kolmen kuukauden kuluessa lain voimaantulosta, siis maaliskuun 2023 loppuun mennessä. 50–249 työntekijän yhdistyksissä tai säätiöissä sisäinen ilmoituskanava on otettava käyttöön viimeistään 17.12.2023. Sama määräaika on pienemmille yhteisöille, jotka haluavat ottaa käyttöön lain edellytykset täyttävän vapaaehtoisen ilmoituskanavan.
Ilmoituskanavan teknisen toteutuksen kannalta laki ei juurikaan aseta muotovaatimuksia. Se ei esimerkiksi määrittele suoraan, millaiset ohjelmistot tai tietojärjestelmät ovat hyväksyttäviä. Koska järjestelmässä kuitenkin käsitellään väistämättä henkilötietoja ja mahdollisesti arkaluonteisiakin sellaisia, tulee ilmoituskanavan perustajan varmistua riskeihin suhteutetusta riittävästä tietoturvan tasosta ja siitä, että ilmoitusten käsittely organisaatiossa on sallittu vain niille työntekijöille, jotka vastaavat ilmoitusten käsittelystä. Valmiita ilmoituskanavia ja niihin liittyviä palveluja tarjoavia yrityksiä on markkinoilla useita ja ne ovat netistä helposti löydettävissä.
Myös organisaatioissa, joissa ei ole tarvetta tai aikomusta ottaa sisäistä ilmoituskanavaa käyttöön, kannattaa viimeistään nyt miettiä, saavatko johtohenkilöt esimerkiksi yhdistyksen hallituksessa tarvittavat ja riittävät tiedot yhteisön sisäisistä ongelmista ja väärinkäytöksistä, jotta niihin kyetään asianmukaisesti ja tehokkaasti puuttumaan. Jos yhteisöön esimerkiksi on pesiytynyt pelon ja epäluottamuksen ilmapiiri, jossa lainvastaisuuksiin suhtaudutaan salaillen ja niitä esiin tuoviin ihmisiin vihamielisesti, ei pelkkä ilmoituskanavan perustaminen todennäköisesti riitä kulttuurin korjaamiseen. Se voi kuitenkin olla hyvä ensiaskel keskustelun käynnistämiseen ja organisaation luotsaamiseen kohti parempaa ja terveempää hallintotapaa.
Huomautus: Kirjoitusta on muokattu alkuperäisestä 15.2.2023. Aiemmasta tekstistä ei käynyt ilmi, että velvollisuus ilmoittajansuojelulain mukaisen sisäisen ilmoituskanavan perustamiseen on säännöllisesti yli 50 työntekijää työllistävällä aatteellisella yhdistyksellä ainoastaan silloin, kun tämä on velvollinen tekemään perusilmoituksen kaupparekisteriin. Kyseinen velvollisuus syntyy kaupparekisterilain 3 §:n 2. kohdan mukaan, mikäli yhdistyksellä on elinkeinotoiminnan harjoittamista varten pysyvä toimipaikka tai palveluksessaan vähintään yksi työntekijä.
SOSTEn lakimiehet vastaavat verkkosivujen Kuukauden kysymys -palstalla kerran kuukaudessa ajankohtaisiin järjestökentän kysymyksiin.