Tilinpäätösaika on parhaillaan käynnissä. Monissa yhdistyksissä tilinpäätöksen laatimisen yhteydessä laaditaan myös toimintakertomus, vaikka laki ei yhdistyksiltä sellaista edellytä.
Kirjanpitolain mukainen velvollisuus toimintakertomuksen laatimiseen
Kirjanpitolain 3. luvun 1. pykälän mukaan tilinpäätökseen on liitettävä pykälässä 1 a tarkoitettu toimintakertomus, jos kirjanpitovelvollinen on:
- julkinen osakeyhtiö
- sellainen osuuskunta tai yksityinen osakeyhtiö, joka ei ole mikro- tai pienyritys tai
- yleisen edun kannalta merkittävä yhteisö.
Yleisen edun kannalta merkittävillä yhteisöillä kirjanpitolaissa viitataan pörssilistattuihin yrityksiin, luottolaitoksiin ja vakuutusyhtiöihin. Rekisteröidyillä yhdistyksillä ei siis ole lakisääteistä velvollisuutta laatia toimintakertomusta.
Kuitenkin monissa yhdistyksissä sellainen laaditaan joko siksi, että yhdistyksen säännöissä on näin määrätty tai siksi, että ”näin on ollut tapana”. Isoimmissa yhdistyksissä toimintakertomuksen laatimisen syynä saattaa olla myös se, että ennen vuotta 2016 kirjanpitolaki edellytti niiltä toimintakertomusta, mikäli niillä päättyneellä ja sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella ylittyi enemmän kuin yksi seuraavista kolmesta raja-arvosta tilinpäätöspäivänä:
- taseen loppusumma 6 000 000 euroa
- liikevaihto 12 000 000 euroa
- tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä
Kirjanpitolakiin tehtyjen muutosten myötä siis isojenkaan yhdistysten ei enää tarvitsisi laatia toimintakertomusta.
Toimintakertomuksen sisältö
Kirjanpitolain 3. luvun pykälässä 1 a säädetään melko yksityiskohtaiset sisältövaatimukset toimintakertomuksille. Sen mukaan toimintakertomuksessa on kuvattava:
- toiminnan kehittymistä ja tuloksellisuutta
- taloudellista tilannetta sekä
- merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä
Silloin, kun se on tarpeen edellä olevan kuvauksen ymmärtämiseksi, toimintakertomukseen on sisällytettävä myös:
- taloudelliset tunnusluvut ja
- muut kuin taloudelliset tunnusluvut henkilöstöstä ja ympäristövaikutuksista.
Toimintakertomuksessa on lisäksi esitettävä:
- tiedot olennaisista tapahtumista tilikauden päättymisen jälkeen
- arvio kirjanpitovelvollisen todennäköisestä tulevasta kehityksestä
- selvitys tutkimus- ja kehitystoiminnan laajuudesta
- tiedot sivuliikkeistä
- tiedot käypään arvoon merkityistä rahoitusvälineistä siten kuin 5. luvun pykälän 2 a 5. momentissa säädetään
- osakeyhtiölain (624/2006) 8. luvun 8. pykälässä ja osuuskuntalain (421/2013) 8. luvun 8. pykälässä tarkoitetut toimintakertomustiedot omien osakkeiden ja osuuksien hankinnoista ja luovutuksista sekä
- muualla lainsäädännössä edellytetyt tiedot.
Yhdistysten toimintakertomuskäytännöt, tilintarkastus ja uusi yhdistyslain pykälä 37 a
Yhdistysten toimintakertomuksiksi nimeämät asiakirjat eivät ole useinkaan täyttäneet edellä mainittuja kirjanpitolain mukaisia sisältövaatimuksia. Yhdistyksissä asiaa on luultavasti tulkittu siten, että koska niillä ei ole lakisääteistä velvollisuutta kirjanpitolain mukaisen toimintakertomuksen laatimiseen, ne voivat sisällyttää toimintakertomukseen itse valitsemiaan asioita. Tavallista on ollut, että yhdistysten toimintakertomukset ovat olleet enemmän kuvausta tilikauden aikana toteutetusta aatteellisesta toiminnasta kuin talouden tilanteesta ja sen kehityksestä.
Myös osa tilintarkastajista on käytännössä pitänyt edellä mainittua tulkintaa hyväksyttävänä, vaikka kirjanpitolautakunnan jo vuonna 2006 antamassa, edelleen voimassa olevassa yleisohjeessa on otettu se kanta, että yhdistysten toimintakertomuksiksi nimeämät muut asiakirjat kuin kirjanpitolain mukaiset toimintakertomukset tulisi selvyyden vuoksi pitää erillään tilinpäätöksestä. Kirjanpitolautakunnan suositus on ollut, että nämä asiakirjat myös nimettäisiin esimerkiksi vuosikertomuksiksi, jotta niitä ei sekoitettaisi niin helposti kirjanpito-oikeudellisiin toimintakertomuksiin.
Tältä osin joidenkin tilintarkastajien toimintakäytäntöön on kuitenkin tullut muutos. Keväällä 2023 voimaan tulleeseen yhdistyslain uuteen pykälään 37 a säädettiin määräys, jonka mukaan yhdistyksen tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittava kirjanpitolain mukaisesti. Vaikka yhdistyslain muutoksella ei ollut tarkoitus muuttaa yhdistyksen tilinpäätöksiä ja toimintakertomusta koskevaa vallitsevaa oikeustilaa, säännöksen sanamuodon mukainen tulkinta on kohtalaisen selkeä: jos yhdistys laatii toimintakertomuksen, se on laadittava kirjanpitolain mukaisesti.
Vapaamuotoisia toimintakertomuksiaan laatimaan tottuneille yhdistyksille yhdistyslain uusi säännös saattaa tulla vastaan yllätyksenä tilintarkastuksen yhteydessä, etenkin jos sen tilintarkastaja on vastikään vaihtunut. Sinänsä tilintarkastajilla olisi edelleen mahdollisuus tulkita yhdistyksen toimintakertomuksia vastaavaan tapaan yhdistysten kannalta myönteisellä tavalla, kuin he ovat tehneet aiemman yhdistyslain ja edellä mainitun kirjanpitolautakunnan yleisohjeen nojalla. Tällaiseen tulkintaan saattaa kuitenkin olla luvassa aiempaa enemmän haluttomuutta muun muassa siksi, että Suomen tilintarkastajat ry on yhdistyslain pykälää 37 a koskevassa artikkelissaan ohjeistanut yhdistysten tilintarkastajia tiukentamaan käytäntöjään.
Mitä pitäisi tehdä?
Viimeistään nyt olisi yhdistyksillä syytä tarkastella toimintakertomuskäytäntöjään ja muuttaa niitä tarvittaessa. Yhdistyslain uudistuksen jälkeen osa tilintarkastajista ei enää hyväksy sitä tulkintaa, että yhdistyksen säännöissä mainittu toimintakertomus olisikin ”toimintakertomus”, jolla ei viitata kirjanpito-oikeudelliseen toimintakertomukseen. Jos yhdistyksen säännöissä määrätään toimintakertomuksesta tai esimerkiksi siitä, että yhdistyksen kokous vahvistaa toimintakertomuksen, tulisi yhdistyksen tämän tulkinnan mukaan laatia toimintakertomus aina kirjanpitolain sisältövaatimuksia noudattaen.
Jos yhdistyksen säännöissä määräyksiä toimintakertomuksesta on, mutta yhdistyksen jäsenet eivät pidä tarpeellisena sitä, että toimintakertomus täyttää kirjanpitolain vaatimukset, on sääntöjä tältä osin syytä muuttaa. Suositeltavaa on tällöin nimetä kyseinen asiakirja säännöissä vuosikertomukseksi. Vuosikertomus on myös säännöissä ja vuosikokouksissa suositeltavaa pitää erillään tilinpäätöksen käsittelystä. Se ei ole osa tilinpäätöstä, eikä sitä esimerkiksi ”vahvisteta” tilinpäätöksen vahvistamisen yhteydessä.
Samalla kannattaa miettiä, onko toimintakertomus tai vuosikertomus yhdistyksessä ylipäätään tarpeellinen raportoinnin instrumentti. Lain mukaan sellaisen laatiminen on nykyisin jokaiselle yhdistykselle täysin vapaaehtoista. Varsinkin pienissä vakiintunutta toimintaa pyörittävissä yhdistyksissä vuosittaisen kertomuksen laatiminen saattaa aiheuttaa tarpeetonta hallinnollista taakkaa, ja jäsenistölle riittäisi kevyempikin informaatio yhdistyksen ajankohtaisista asioista.
SOSTEn lakimiehet vastaavat verkkosivujemme Kuukauden kysymys -palstalla kerran kuukaudessa ajankohtaisiin järjestökentän kysymyksiin.