Yhdistyslain hallitusta koskevan 35 §:n ensimmäinen virke määrää, että yhdistyksellä on oltava hallitus, johon kuuluu vähintään kolme jäsentä. Saman pykälän toisen momentin ensimmäinen virke määrää, että hallituksella on oltava puheenjohtaja.
Yhdistyslaissa ei ole mitään määräyksiä tai mainintoja hallituksen varajäseniä tai varapuheenjohtajia koskien. Lainsäätäjä ei ole katsonut sitä tarpeelliseksi, koska yhdistyksissä, toisin kuin osakeyhtiöissä tai osuuskunnissa, eivät yksijäseniset hallitukset ole lainkaan mahdollisia. Jos yhdistyksen hallitukseen siis kuuluu varapuheenjohtaja tai muita varajäseniä, tämä johtuu yksinomaan yhdistyksen omista sääntömääräyksistä. Yhdistyksen sisäisen päätöksenteon varassa on se, montako varajäsentä valitaan ja mikä on heidän asemansa hallituksen työskentelyssä.
Varajäsenkäytännöt yhdistyksissä
Asiaa koskevien säädösten puutteen huomioiden suomalaisessa yhdistyskentässä on hallituksen varajäsenten ja varapuheenjohtajien valitsemisesta muodostunut yllättävänkin yleinen käytäntö. Tätä ehkä ilmentää osaltaan sekin, että Patentti- ja rekisterihallituksen ns. virallisiin sääntömalleihinkin on otettu mallisääntö, jonka mukaan yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu syyskokouksessa valitut puheenjohtaja ja 2-8 muuta varsinaista jäsentä sekä 0-8 varajäsentä. Mallisääntöjen mukaan hallitus myös valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan.
Mahdollisesti PRH:n mallisäännöt ja yleinen sääntökäytäntö yhdistyksissä ovat vaikuttaneet siihen, että yhdistyksiä perustavat ihmiset ovat perustettaville yhdistyksille sääntöjä laatiessaan saaneet käsityksen, että varajäsenistä tai varapuheenjohtajasta tulisi olla määräyksiä säännöissä tai että tällaiset ovat jotenkin erityisen suositeltavia.
Näin asia ei ole. Yhdistyksen sääntöjen määräyksiä mietittäessä olisi lähtökohdaksi aina suositeltavaa ottaa kyseessä olevan yhdistyksen omat tarpeet. Jos varajäseniä ei katsota tarpeelliseksi, ei niitä koskien tarvitse ottaa myöskään mitään määräyksiä yhdistyksen sääntöihin. Tässä hyvä on ehkä muistaa se, että lainsäätäjä ei ole katsonut varajäseniä siinä määrin tarpeellisiksi, että asiasta olisi tarvinnut laissa säätää. Huomionarvoista on sekin, että muihin yhteisöihin kuten säätiöihin, osuuskuntiin tai osakeyhtiöihin hallituksen varajäsenten tai varapuheenjohtajan valitseminen vaikutta olevan huomattavasti harvinaisempaa kuin yhdistyksissä, vaikka hallituksen jäsenten roolit ja vastuut näissäkin yhteisöissä ovat pääpiirteittäin samat.
Varajäsenistä määrättäessä huomioitavaa
Voimassa olevan yhdistyslain säätämiseen johtaneessa hallituksen esityksessä HE 64/1988 hallituksen varajäsenistä todetaan vain se, että jos varajäseniä valitaan, asiasta on määrättävä säännöissä. Varapuheenjohtajista hallituksen esityksessä mainitaan se, että nämäkään eivät saa olla vajaavaltaisia, siis alle 18-vuotiaita tai vajaavaltaiseksi julistettuja.
Jos yhdistys katsoo tarpeelliseksi, että sen hallituksessa on varajäseniä tai varapuheenjohtaja, vähimmäisvaatimuksena voidaan pitää sitä, että PRH:n mallisääntöjen tavoin ainakin heidän määränsä ja toimikautensa säännöissä mainitaan.
Mikäli säännöissä tyydytään määräämään vain näistä vähimmäisvaatimuksista, jää moni varajäsenyyttä koskeva asia edelleen yhdistyksessä avoimeksi. Siksi säännöissä olisi suositeltavaa määrätä ainakin siitä, nimetäänkö varajäsenet hallituksen jäsenten henkilökohtaisiksi varajäseniksi vai ns. yleisvarajäseniksi. Varapuheenjohtajasta puolestaan tulisi määrätä ainakin se, valitaanko tämä yhdistyksen kokouksen toimesta, vai valitseeko hallitus varapuheenjohtajan keskuudestaan.
Vaikka kyse olisi henkilökohtaisista varajäsenistä, voi hallituksessa varajäseniä olla varsinaisia jäseniä vähemmän. Sama henkilö voi toimia useamman varsinaisen jäsenen varajäsenenä. Jos kyse on yleisvarajäsenistä, toimivat samat henkilöt tarvittaessa kenen tahansa hallituksen jäsenen varajäseninä. Tällöin olisi tärkeää, että yhdistys on joko säännöissään tai yhdistyksen kokouksen päätöksellä määrittänyt, missä järjestyksessä yleisvarajäsenet kutsutaan. Tätä asiaa ei tule jättää esimerkiksi hallituksen puheenjohtajan kulloisenkin harkinnan varaan.
Yhdistyksissä varsin tavallista vaikuttaa olevan se, että kaikki hallituksen varajäsenet osallistuvat hallituksen kokouksiin siitä huolimatta, vaikka kaikki varsinaiset jäsenet olisivat kokouksissa läsnä. Näissä yhdistyksissä varajäsenet kutsutaan kokouksiin samalla tavoin kuin varsinaiset jäsenetkin, heille lähetetään etukäteen kokousaineistot ja heillä on puhe- ja läsnäolo-oikeus kokouksissa.
Tällaisen menettelyn, jossa hallituksen varajäseniä kohdellaan vastaavalla tavalla kuin varsinaisia jäseniäkin, saatetaan kokea palvelevan yhdistyksen toiminnan avoimuutta ja läpinäkyvyyttä. Olisi kuitenkin suositeltavaa, että näinkin toimittaessa menettelystä olisi määrätty joko yhdistyksen säännöissä tai esimerkiksi yhdistyksen kokouksen päättämässä hallintosäännössä, hallituksen työjärjestyksessä tai vastaavassa ohjeistuksessa. Siinä tulisi ottaa huomioon muun muassa tietosuoja-asiat. Hallituksessa joudutaan usein käsittelemään luottamuksellisia aineistoja, jotka sisältävät esimerkiksi yhdistyksen työntekijöiden henkilötietoja tai sopimuskumppanien liikesalaisuuksia. Mitä laajemmalle ihmisjoukolle nämä tiedot jaetaan, sitä suuremmiksi muodostuvat tietosuojaloukkausten riskit. Lisäksi hallituksen varajäseniin liittyvissä menettelyissä tulisi huomioida se, että lähtökohtaisesti vahingonkorvausvastuu hallituksen päätösten aiheuttamista vahingoista kuuluu vain päätöksentekoon osallistuneille äänivaltaisille jäsenille.
SOSTEn lakimiehet vastaavat verkkosivujemme Kuukauden kysymys -palstalla kerran kuukaudessa ajankohtaisiin järjestökentän kysymyksiin.