18.3.2023 järjestettävän Kansainvälisen digisiivouspäivän hengessä myös järjestöjen on hyvä pysähtyä miettimään, millaisia tietovarastoja niille on kertynyt, mihin tietoja käytetään ja mitä niille tulisi tehdä. Tulisiko tiedot tuhota vai tulisiko ne säilyttää?
Lakisääteisiä säilytysaikoja
Lainsäädännöstä vastauksia näihin kysymyksiin löytyy vain osittain. Erityislainsäädännöstä löytyy useita asiakirjalajeja koskien omia säilytysvelvollisuuksiaan. Kirjanpitolain 2 luvussa säädetään, että esimerkiksi tilinpäätökset ja toimintakertomukset on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Tilikauden tositteet ja liiketapahtumiin liittyvä kirjeenvaihto puolestaan on säilytettävä vähintään kuuden vuoden ajan tilikauden päättymisvuoden lopusta lukien. Työlainsäädännöstä johtuu omia säilytysvelvollisuuksiaan. Esimerkiksi työsopimuslain mukainen työtodistus on kyettävä antamaan työntekijälle pyydettäessä vähintään kymmenen vuoden ajan työsuhteen päättymisestä.
Sosiaali- ja terveyspalveluja tuottavissa järjestöissä syntyy asiakas- ja potilasasiakirjoja, joiden säilyttämisestä ja säilytysajoista säädetään potilasasiakirja-asetuksessa, sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaissa sekä näiden liitteissä. Tosin suurin osa järjestöjen palveluntuotannosta on hyvinvointialueille ostopalveluna tuotettua toimintaa, jolloin toiminnan järjestäjä on vastuussa rekisterinpitäjälle kuuluvista säilytysvelvollisuuksista ja järjestön roolia tässä ensisijaisesti määrittää ostopalvelusta tehty sopimus. Ostopalveluntuottajan tulee kuitenkin palvelun aikana laatia ja säilyttää asiakas- ja potilasasiakirjat lain edellyttämällä tavalla, lähtökohtaisesti käyttämällä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain mukaiset olennaiset vaatimukset täyttävää asiakastietojärjestelmää. Samoin on varmistuttava siitä, että palvelun päätyttyä asiakkaan tai potilaan tiedot siirretään palvelun järjestäjälle. Vasta tämän jälkeen palveluntuottaja voi poistaa tiedot.
Muun aineiston säilyttäminen
Tyypillisesti sosiaali- ja terveysjärjestöjen toiminnassa syntyy lain ohjaamana monenlaisia muitakin asiakirjoja, jotka usein sisältävät myös henkilötietoja. Yhdistyslain nojalla yhdistyksen hallitus on velvollinen pitämään jäsenluetteloa. Yhdistyksen kokouksen tai valtuuston kokouksista ja mahdollisista jäsen- tai liittoäänestyksistä on laadittava pöytäkirjat. Myös säätiölaissa säädetään velvollisuudesta laatia pöytäkirjat hallituksen tai hallintoneuvoston kokouksista. Hyvään hallintotapaan kuuluu, että mahdollisten muidenkin toimielinten päätökset pöytäkirjataan, vaikkei laki tähän suoraan velvoita.
Oman joukkonsa muodostavat järjestöjen asiakirjat, joiden laatimisesta tai säilyttämisestä ei laissa mainita mitään. Termi asiakirja on tässä yhteydessä syytä ymmärtää laajasti, vastaavasti kuin esimerkiksi viranomaistoiminnan julkisuudesta annetussa laissa on asiakirja määritelty. Tällöin asiakirjalla tarkoitetaan kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi mitä tahansa käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa kohdetta.
Tällaisia laissa määrittelemättömiä järjestöjen asiakirjoja ovat esimerkiksi yhdistyksen kirjeenvaihto, sopimukset, yhdistyksen tuottamat julkaisut ja painotuotteet, yhdistyksen tilaisuuksien järjestämiseen liittyvät mainokset, ilmoitukset, osallistujaluettelot, esitelmät, puheet, luennot jne. Yhdistystoiminnassa tuotetaan myös usein suuri määrä erilaista valokuva- ja videoaineistoa.
Näiden muiden kuin laissa määriteltyjen henkilötietoja sisältävien dokumenttien osalta tietosuojalainsäädännön mukainen lähtökohta on, että tiedot tulisi poistaa sen jälkeen, kun niitä ei enää tarvita niille alun perin määriteltyyn käyttötarkoitukseen. Laki sallii kuitenkin sen, että muihin käyttötarkoituksiin kerättyjä henkilötietoja säilytetään yleisen edun mukaista arkistointia, tieteellistä tai historiallista tutkimusta tai tilastollisia tarkoituksia varten. Tämä kuitenkin edellyttää sitä, että tietojen säilyttämisessä noudatetaan asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimenpiteitä, kuten sitä, että henkilötiedot anonymisoidaan tai pseudonymisoidaan, jos arkistointi- tai tutkimustarkoitusten ei voida katsoa välttämättä edellyttävän henkilöiden tunnistamista.
Laadukas arkistointi vaatii suunnitelmallisuutta
Järjestöjen asiakirjahallinnon järjestämistä ja asiakirjojen säilyttämistä koskien lainsäädännössä on siis asetettu vain melko yleisluonteiset puitteet. Ainoastaan tiettyjen asiakirjatyyppien osalta laki tarjoaa selkeät reunaehdot sille, miten ja kuinka pitkään asiakirjoja tulisi säilyttää. Muilta osin järjestöjen on itse päätettävä ja suunniteltava, miten arkistonsa muodostavat.
Arkistolakia sovelletaan suoraa järjestöjen asiakirjoihin vain siinä melko harvinaisessa tilanteessa, jossa järjestö suorittaa sille laissa tai asetuksessa tai näiden nojalla määrättyä julkista tehtävää. Arkistolain ilmaisemia yleisiä periaatteita arkistojen järjestämiseen ja tietojen säilyttämiseen liittyen on kuitenkin suositeltavaa noudattaa myös järjestöjen arkistonmuodostuksessa.
Tämä edellyttää esimerkiksi sitä, että järjestössä mietitään ja määritellään kaikkien asiakirjatyyppien osalta se, onko niitä tarpeen säilyttää. Mahdollisten laista ilmenevien säilytysvelvollisuuksien lisäksi tässä harkinnassa olennaista on pohtia, voiko kyseisillä asiakirjoilla olla merkitystä esimerkiksi tulevaisuudessa tapahtuvan historiantutkimuksen kannalta. Jos tällaista säilytysarvoa ei asiakirjoilla ole, ne tulee suunnitelmallisesti hävittää sen jälkeen, kun niillä ei enää ole käyttötarkoitusta.
Henkilötietoja sisältävien asiakirjojen osalta on huomioitava myös tietojen kohteen oikeudet. Yksi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisista keskeisistä rekisteröidyn oikeuksista on sen 17. artiklan mukainen rekisteröidyn oikeus tulla unohdetuksi. Mikäli järjestö säilyttää arkistoissaan henkilötietoja, joista henkilö on tunnistettavissa, tulee sen lähtökohtaisesti pystyä pyydettäessä toteuttamaan tämän oikeus saada tietonsa poistetuksi tai anonymisoiduksi kyseisessä arkistossa. Tämä on vaikeaa tai mahdotonta, mikäli arkistoa, sen käytettävyyttä ja siihen tehtävää tiedonhakua ei ole suunniteltu johdonmukaisesti. Arkistot tulee säilyttää myös siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä.
Mistä apua?
Netistä löytyy suuri määrä järjestöjen tuottamia hyviä arkistointiohjeita. Valtaosin ne noudattavat samoja linjoja, jotka on ilmaistu esimerkiksi Yksityisten keskusarkistojen julkaisemassa pienessä arkistointioppaassa. Lähtökohtana näissä ohjeissa on se, että kaikki järjestön itse tuottama materiaali säilytetään pysyvästi. Kun kyse on valokuvista tai erilaisista digitaalisista aineistoista, on tärkeä miettiä myös niiden säilyvyyttä ja käytettävyyttä tulevaisuudessa. Kuvat eivät auta tulevaisuuden historiantutkijoita, jollei niihin ole liitetty mitään tunnistetietoja siitä, mistä ja milloin ne on otettu. Digiteknologia taas voi kehittyä nopeastikin. Esimerkiksi 1970–1990 luvuilla käytetyille 3,5–8 tuumaisille magneettilevyille tallennettujen arkistojen avaaminen nykyaikana saattaisi olla hyvin vaikeaa, koska siihen soveltuvat laitteet ovat hyvin harvinaisia. Vastaavia ongelmia saattaa aiheutua tulevaisuudessa tämän päivän tallennusvälineiden kanssa.
Arkistolain 17 §:n mukaan yksityinen arkisto voidaan sopimuksen nojalla ottaa kansallisarkiston, maakunta-arkiston tai muun tässä laissa tarkoitetun arkiston säilytettäväksi ja hoidettavaksi. Nykyisin myös maakunta-arkistot toimivat osana Kansallisarkistoa. Yhdistyksen suunnitellessa arkistonsa järjestämiseen ja pysyvään säilyttämiseen liittyviä toimintamalleja onkin suositeltavaa olla yhteydessä Kansallisarkiston asiantuntijoihin.
SOSTEn lakimiehet vastaavat verkkosivujen Kuukauden kysymys -palstalla kerran kuukaudessa ajankohtaisiin järjestökentän kysymyksiin.