Yhdistyslain 17 §:n etäosallistumista koskevat säännökset uudistettiin kesällä 2022. Uusien säännösten myötä yhdistys voi nykyään järjestää lain 20 §:n mukaisen yhdistyksen kokouksen tai 21 §:n mukaisen valtuutettujen kokouksen hybridikokouksena hallituksen, yhdistyksen kokouksen tai valtuuston päätöksellä, jollei yhdistyksen säännöissä ole erikseen kielletty tai rajoitettu tällaisen kokouksen järjestämistä.
Hybridikokouksella viitataan kokoukseen, johon jäsen voi täysimääräisesti osallistua joko etänä tai kokouspaikalla. Täysimääräisellä osallistumisella tarkoitetaan mahdollisuutta kokouksen aikana samanaikaisesti kokouspaikalla osallistuvien jäsenten kanssa seurata kokousta ja siellä käytettäviä puheenvuoroja ja muita esityksiä sekä oikeutta käyttää puheoikeutta suullisesti ja äänestää kokouksen aikana.
Täydentävät osallistumiskeinot
Täysimääräisten etäosallistumismahdollisuuksien lisäksi tai niiden sijaan hallitus, yhdistyksen kokous tai valtuutettujen kokous voi päättää, että kokoukseen voidaan osallistua myös yhdistyslain 17 §:n 4 momentin mukaisilla täydentävillä osallistumiskeinoilla. Niiden käyttöön ottaminen edellyttää kuitenkin aina sitä, että jäsenellä on halutessaan mahdollisuus osallistua kokoukseen myös täysimääräisesti joko paikan päällä tai etänä.
Täydentävä osallistumiskeino voi olla esimerkiksi ennakkoäänestysmahdollisuus kokouksen esityslistan asioista tai osasta niistä. Täydentävänä osallistumiskeinona voidaan tarjota myös mahdollisuutta osallistua kokoukseen kokouksen aikana vain rajoitetusti etäyhteyksin. Esimerkiksi siten, että jäsen voi seurata kokousta tai osallistua sen äänestyksiin ajantasaisesti etänä, mutta ei käyttää puhe- tai kyselyoikeuttaan.
Yksinomaan etänä pidettävät kokoukset vaativat sääntömuutoksen
Täysin uutena asiana yhdistyslakiin tuli kesällä 2022 säännös kokouksista, jotka järjestetään ilman kokouspaikkaa. Ilman kokouspaikkaa pidettävien kokousten edellytyksenä on, että jäsenet pystyvät niissä käyttämään jäsenoikeuksiaan ajantasaisesti ja täysimääräisesti tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana. Lisäksi edellytyksenä etäkokousten käyttämiselle on, että yhdistyksen sääntöjen mukaan yhdistyksen kokous on järjestettävä tai voidaan järjestää näin.
Laissa ei määritellä yksityiskohtaisesti, miten etäkokoukset tulisi yhdistyksissä toteuttaa. Käytännössä jäsenten oikeuksien toteuttaminen täysimääräisesti ja ajantasaisesti kuitenkin edellyttänee jonkin videoneuvotteluohjelmiston, kuten Teamsin, Skypen, Zoomin tai vastaavan käyttöä. Etäosallistuvan jäsenen tulee pystyä seuraamaan kokoustapahtumia, nähdä kokousasiakirjat, osallistua suullisesti keskusteluihin sekä äänestää kokouksen mahdollisissa äänestyksissä.
Hallitusten ohjeistettava jäsenet etäosallistumistavoista
Lainmuutoksen yhteydessä uudistettiin myös äänestys- ja vaalijärjestystä koskeva yhdistyslain 30 §. Aiemmin yhdistyksillä oli oltava yhdistyksen kokouksen hyväksymä äänestys- ja vaalijärjestys, mikäli yhdistyksen tai valtuuston kokouksessa päätösvaltaa käytettiin etäyhteyksin. Vastaavaa velvollisuutta ei enää ole. Äänestys- ja vaalijärjestys tarvitaan vain, mikäli yhdistyksessä käytetään yhdistyslain 17 §:n 6 momentin mukaisia jäsenäänestyksiä tai 19 §:n mukaisia liittoäänestyksiä.
Vaikkei äänestys- ja vaalijärjestystä yhdistyksessä olisikaan, on hallituksen vastuulla kuitenkin varmistaa, että jäsenet saavat yhdenvertaisesti riittävät ohjeistukset siitä, miten voivat jäsenoikeuksiaan etänä käyttää. Yhdistyslain 24 § edellyttää, että jos kokoukseen voidaan osallistua postitse taikka tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla, tästä on mainittava kokouskutsussa. Kokouskutsussa on lisäksi mainittava tällaisen osallistumisen edellytyksistä, osallistumisen teknisestä toteutuksesta, siihen liittyvistä jäsenen puhevallan käyttämisen mahdollisista rajoituksista sekä siinä noudatettavasta menettelystä.
Yhdistyksen hallituksen tulee kokousten järjestämisessä myös huomioida, että etäosallistujien osalta osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus tulee pystyä selvittämään paikan päällä pidettävässä yhdistyksen kokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavalla tavalla.
SOSTEn lakimiehet vastaavat verkkosivujen Kuukauden kysymys -palstalla kerran kuukaudessa ajankohtaisiin järjestökentän kysymyksiin.
