Tehostamo-applikaatio

Tehostaa järjestöjen keskinäistä yhteistyötä 

Tehostamo-applikaatio on tarkoitettu sote-järjestöjen yleishyödyllisen toimintaan ja järjestöjen keskinäiseen tukeen. 

Tehostamon käyttäminen perustuu vastavuoroisuudelle sekä tukitoimintojen vertaistuelle. Sovelluksessa on mahdollista saada sekä tarjota apua – sovelluksessa on mahdollista toimia molemmissa rooleissa sekä tehtävien tilaajana että tekijänä. Applikaatio on vertaistuellinen kohtauspaikka ja yhteydenpidon väline. ”Vertaistuen” tulee kohdistua järjestön yleishyödyllisen toiminnan tukipalveluihin.​ 

Tehtäviä tai aihealueita, joihin voit Tehostamolla pyytää tai tarjota apua, ovat esimerkiksi: 

• kirjanpito ja talous, 
• hankinnat, 
• rahoitushakemukset, 
• tietoturva, 
• viestintä, 
• henkilöstöasiat, 
• tietojärjestelmät tai 
• kiinteistöasiat. 

Tehtävän luomisen ja tekemisen jälkeen molemmat osapuolet saavat sekä antavat palautetta tehtävästä, aikataulusta ja prosessista toisilleen. Palaute auttaa järjestöjä kehittämään omia tukitoimia ja luomaan vertaistukiverkostoja. Tehostamon chat-toiminnon kautta tekijät ja tilaajat voivat pitää yhteyttä toisiinsa. 

 Jäsenyhteisötuen väline 

Applikaatiota voi käyttää myös esimerkiksi keskusliiton ja jäsenyhteisöjen tukipalveluissa. Se soveltuu myös alueelliseen toimintaan, jolloin paikallisyhdistys voi kohdentaa tukipyynnöt seutu- tai maakunnan verkostojärjestölle. Tehostamo sopii muun muassa: 

• Jäsenyhteisöjen ja keskusliiton väliseen yhteydenpitoon, 
• Paikallisyhdistysten keskinäiseen yhteydenpitoon tai 
• Alueellisen järjestöjä palvelevan yhteisön ja paikallisten yhdistysten yhteydenpitoon.  

Aiemmin mainittujen kategorioiden tehtäviä voi luoda julkisiksi. Tällöin tilaaja saa aina valita tehtäviensä tekijän/tekijät lyhyen hakemuksen perusteella. Tehtäviä voi luoda avoimien tehtävien lisäksi vain tietylle kohdennetulle ryhmälle. Kohderyhmä voi olla esimerkiksi saman järjestön sisäinen ryhmä tai joukko järjestön vapaaehtoisia. Kohderyhmä luodaan tilaajanäkymästä. Ryhmälle luodaan nimi sekä ryhmäkoodi, jota voidaan hyödyntää rooleja vaihdettaessa. Oleellista on tietää kohdennettuja tehtäviä suunnitellessa, että tilaaja valitsee ryhmän jäsenet lisäämällä heidät sähköpostiosoitteilla ryhmään. Tehtävän luomisessa kohdennetulle ryhmälle tilaaja luottaa ryhmän toimintaan tietäen tekijät sekä tekijöiden osaamispaletin. Vaikka tehtävä olisi kohdennettu, tekijöiden tulee hakea tehtävään. 

Esimerkkejä käyttökohteista

Tilinpäätösasiaa 

Yhdistyksen puheenjohtaja, toiminnanjohtaja ja taloudenhoitaja (luottamushenkilö) valmistelevat tilinpäätöstä. Kirjanpidon lainsäädäntö on hiljattain muuttunut.​ Toiminnanjohtaja hakee ohjausta verotoimistosta ja saa vastauksia kysymyksiinsä, mutta kaipaisi vielä apua. ​Yhdistys on toteuttanut kirjanpidon omana työnään ja pohtii, onko kirjanpito itsetehtynä jatkossa tarkoituksenmukaista. Yhdistys kirjaa applikaatioon avunpyynnön.​ Tarvitaan taloushallinnon ammattilaista pohtimaan ja auttamaan muutaman kysymyksen ratkaisussa. Olisi tarkoituksenmukaista muuttaa toimintatapoja. Yhdistys arvioi tehtävään kuluvan kolme tuntia.​  Avunpyyntöön reagoi kolme henkilöä, joista yhdistys valitsee kaksi. Taloudenhoitaja soittaa avuntarjoajille tai sopii heidän kanssaan verkkotapaamisen. 

 Toimitilan remontti 

Yhdistyksen puheenjohtaja ja toiminnanjohtaja arvioivat yhdistyksen toimintatilojen tarvitsevan pienimuotoista remonttia​. Tilan vuokraaja antaa luvan remontteihin, mutta ei itse osallistu kustannuksiin. Vuokrasopimuksessa on kuitenkin maininta remonttikustannusten jakamisesta.​ Yhdistys ei keksi, mistä pyytää apua. Isännöitsijän neuvot eivät miellytä yhdistystä.​ Yhdistys kirjaa applikaatioon avunpyynnön.​ Tarvitaan kiinteistöalan osaamiseen liittyvää apua.​Avunpyyntöön reagoi neljä henkilöä, joista yhdistys valitsee yhden. Hän on kertonut perehtyneensä vastaaviin sopimusasioihin. Muita avuntarjoajia kiitetään huomiosta.​ Tapaamisen tuloksena remontti päätetään tehdä pienimuotisena. Opastuksen ansiosta yhdistys osaa lähestyä vuokranantajaa ja saa taloyhtiön kustantamaan osan kuluista. 

 Miten meillä toimitaan? 

Yhdistyksen taloudenhoitajalla on pulma, joka liittyy jäsenasioihin. ​Yhdistys kirjaa applikaatioon avunpyynnön kohdennetusti omaan ”järjestöperheen ryhmään”.​ Tarvitaan järjestöasiantuntemusta. Tukipyyntöön reagoi yhdistyksen ”kattojärjestön” työntekijä. ​Yhdistys saa apua pulman selvittämiseen.​ Kattojärjestö voi kehittää omaa toimintaan saamiensa tukipyyntöjen perusteella.

Raportointityökalu 

Applikaation on tulossa myös raportointimahdollisuus, jonka avulla voi nähdä, keitä on autettu tai missä teemoissa on apua saatu. Applikaatio on suomalainen palvelu, eikä kerätä tietoa kolmansien osapuolten käyttöön. 

Tehostamo on siis järjestöille tehokas tapa kerätä dataa tarvitusta avusta sekä mahdollisista yhteistyökuvioista. Tehostamo säilyttää tietoja siitä, kuinka monta tehtävää käyttäjä on luonut, kuka tehtäviä on tehnyt sekä millaista palautetta tehtävistä on tullut. Konkreettisesti sovellus kirjaa ylös myös käytetyt työtunnit, koska tehtäviä luodessa täytyy määritellä tehtävän tekemiseen kuluva aika, joka arvioidaan palautevaiheessa.  

Ota applikaatio käyttöön 

Applikaation käyttö on maksutonta. Se toimii verkkoselaimessa sekä älypuhelimissa. Lataamisessa täytyy huomata, että ladattava sovellus on Workpilots-sovellus, jonka sisällä kirjaudutaan Tehostamon käyttäjäksi. 

1 Lataa maksuton Tehostamo-applikaatio puhelimeesi Google Playstä tai AppStoresta tai käytä verkossa:

• Lataa App Storesta
• Lataa Google play storesta
• Rekisteröidy ja käytä verkkoselaimella

Palveluun rekisteröityminen ja peruskäyttö on maksuton järjestöjen yleishyödyllisen toiminnan tukipalveluissa. Huom, lataat WorkPilots -palvelun, josta pääset siirtymään Tehostamoon. 

2 Valitse ”Rekisteröidy” ja luo profiili 

• Syötä sähköpostisi ja puhelinnumerosi
• Valitse palveluksi ”Yksityinen koodi”. Kirjoita alle ilmestyvään kenttään yksityinen koodi ”XPERT”, tällöin palveluksi valikoituu Tehostamo (huom. ei WorkPilots Suomi)
• Valitse rooli

Applikaation käyttäjäroolit:

• Tilaaja (pinkki, tarvitsen sparraajaa, etsin apua) tai
• Tekijä (sininen, tarjoan sparrausapua)

Voit toimia myös molempina. Valitse se rooli, jota uskot käyttäväsi ensin. Täytä sen roolin profiili.

Kun profiilin välttämättömät tiedot on syötetty ja pääset palvelun etusivulle, varmista, että palvelun ”otsikossa” lukee Tehostamo. Mikäli siinä lukee WorkPilots Suomi katso alta lisäohjeet, miten siirtyä Tehostamoon.  Nyt olet rekisteröitynyt ja voit joko syöttää avun tarpeen tai katsoa avoimena olevia avun pyyntöjä. Tarkista vielä profiiliin suositeltavat lisätiedot.

Roolin vaihto tai päivitys

• Voit vaihtaa roolia kohdassa ’Asetukset’ (IoS oikea alakulma) tai ’kolmen viivan’ (Android-laitteissa vasen yläkulma) kautta. Sieltä löydät profiilisi lisätiedot, sekä tekniset asetukset.

Profiilin päivittäminen ja täydentäminen

• Täydennä sekä tilaajan että tekijän profiiliisi (Asetukset). Valitse, haluatko toimia henkilökohtaisesti omalla nimellä vai järjestön nimellä (lisää tällöin myös järjestön nimi ja/tai Y-tunnus).

Huomiota muista profiilin tiedoista

• Älä täytä! Henkilötunnus ja pankkitilinumero tarvitaan vasta myöhemmin, jos palveluun lisätään maksullisia tehtäviä.
• Käy tarkistamassa tekijän profiilisi asetuksista, että olet varmasti kirjautunut kaikkiin kiinnostaviin tehtäväkategorioihin.
• Julkinen profiilini: Täältä näet, mitä tietoja tilaajat näkevät sinusta siinä vaiheessa, kun haet tehtäviä tai tarjoat sparrausapua.
• Profiilisi tietoja ei näy missään ennen kuin joko luot tilauksen tai haet tehtävään. Muutoinkin kaikki profiilit ovat piilossa muilta käyttäjiltä.

3 Tehtävien ja avunpyyntöjen ilmoittaminen ja toiminta applikaatiossa

3A Asiantuntija-avun hakeminen

• Valitse ’’Uusi tilaus”, ja kirjoita mahdollisimman selkeästi oma tarpeesi. Muista valita ’Etätyö’, jotta kaikki palvelun käyttäjät sen näkevät.
• Mikäli haluat kohdentaa tilauksen vain tietylle ryhmälle, lisää ryhmän koodi, ja muutoin jätä ryhmätiedot syöttämättä. Ryhmiä voi luoda yksi järjestöä kohden. Ryhmässä voi olla enintään 30 henkilöä.
• Julkaise tilaus, kun olet tarkistanut tilauksen tiedot.
• Kun olet saanut ’hakijoita’, valitse itsellesi sopiva tai sopivat tekijät.
• Voit valita samaan tehtävään myös useampia auttajia. Kun olet valinnut ensimmäisen hakijan, palvelu kysyy, haluatko valita useampia tekijöitä – vastaa ’Kyllä’.
• Sovi kohtaamisenne yksityiskohdat – voit sopia sen esimerkiksi Tehostamon chatissä (tai ota yhteyttä puhelimitse).
• Kun tehtävä on valmistunut, eli tekijä on käynyt kuittaamassa sen valmiiksi, käy hyväksymässä tehtävä, ja anna auttajalle palaute.
• Jos olet jättänyt tehtävän avoimeksi useammalle hakijalle, muttet enää tarvitse apua, käy poistamassa tehtävä palvelusta (Peruuta tehtävä).

3B Asiantuntija-avun tarjoaminen

• Mikäli olet kirjautunut tekijänä, saat uudesta tehtävästä ilmoituksen
• Löydät avoimet tehtävät kohdasta ’Mahdollisuudet’. Selaa sinua kiinnostavat tehtävävaihtoehdot.
• Jos löydät mieleisen tehtävän, hae tehtävään. Mikäli pystyt tekemään vain osan pyydetystä tehtävästä, kirjoita se ’lisätietoihin’, kun haet tehtävään.
• Sovi esimerkiksi  Tehostamon chatin kautta tarkemmin aikataulut, ja miten tehtävä toteutetaan.
• Kun olet suorittanut tehtävän, käy kuittaamassa se palvelussa valmiiksi.

Haethan jatkossakin tehtävään Tehostamon kautta.  Tällöin näemme, kuinka paljon avun tarpeisiin löytyy kiinnostuneita tekijöitä ja onko tarpeen etsiä lisää auttajia. Muistathan, että alusta on tarkoitettu järjestöjen ammattilaisten vertaistukeen ja mahdollisesti vapaaehtoisena tehtävään työhön – Älä tarjoa hinnastoa tai maksullista palvelua!

Lisätietoa

Lataa itsellesi kirjautumis- ja käyttöohje täältä (pdf 3,8Mt).

Applikaation on kehittänyt Workpilots Oy. Tehostamoa ovat työstäneet sote-järjestöjen käyttöön SOSTEn rahoituksen innovaatioryhmän jäsenet vuosina 2020–2021. SOSTE on mukana applikaation levitysvaiheessa ja tavoittelee Tehostamolle jatkuvuutta. Jatkuvuuden edellytyksenä on järjestöjen tarve tämän kaltaiselle maksuttomalle tukipalveluyhteistyölle. 

Julkaistu 2.11.2021