”Kunpa eivät lähettäisi hänelle sähköpostia, kun muisti on jo niin huono. Tulisi kirje, että näkisin, missä mennään”, sanoi nainen toiselle uimahallin saunassa. Kyse oli yhteisestä ystävästä, jonka kunnon heikentymisestä naiset olivat huolissaan. Tuttu tilanne. Joissain elämäntilanteissa digitaaliset viestit voivat olla hankalia tai muuttua sellaisiksi.
Viranomaistiedonantoja suunnitellaan muutettavaksi lainsäädännöllä ensisijaisesti digitaalisiksi vuoden 2026 alusta. Yleisimmät viranomaisviestit koskevat esimerkiksi verotusta tai äänioikeutta. Ne ovat päätöksiä tai tiedonantoja eivät vuorovaikutusta, viestittelyä viranomaisen ja kansalaisen välillä. Kaavaillun lakimuutoksen mukaan jos ihminen kerran kirjautuisi viranomaisen palveluun suomi.fi-tunnistautumisella, esimerkiksi pankkitunnuksilla, hän saisi jatkossa kaikki viranomaistiedonannot sähköisinä. Hän ei enää tekisi erikseen päätöstä ottaa suomi.fi-viestit käyttöön.
Jo toimiva käytäntö yleisemmin käyttöön
Digiviestit ovat enemmistölle järkevin tapa saada viranomaispostia: nopea ja ajasta ja paikasta riippumaton. Itsekin olen tämän vaihtoehdon valinnut, tosin sattumalta: Rikosilmoitusta tehdessä eteen ponnahti valintaikkuna, jossa ehdotettiin suomi.fi-viestien käyttöönottoa. Valitsin tuon vaihtoehdon.
Läheskään kaikki, joille digiviestit olisivat järkevä vaihtoehto, eivät vielä ole tätä valintaa tehneet. Jatkossa se tapahtuu automaattisesti, mutta valinta olisi järkevää tehdä jo nyt, sillä paperikirjeistä luopumisella voidaan säästää melkoisesti – eikä tämä säästö ole kipeää tekevä leikkaus.
Järkevässä uudistuksessa on kuitenkin joitain huolenaiheita.
Kukaan ei pysy samana
Viranomaispostia ei voi saada sekä paperilla että sähköisenä, koska paperipostin vähenemisestä odotetaan 50 miljoonan euron säästöjä.
Digitiedonannot ovat minulle nyt järkeviä. Päätökset kertyvät yhteen paikkaan. Ei tarvitse odotella hitaasti kulkevaa postia. Mutta en pysy loppuelämääni samanlaisena.
Huomaanko, kun muisti alkaa pettää ja käsityskyky heikentyä? Pyydänkö ajoissa, että saisin tiedonannot paperilla, jotta niitä voisi tutkailla yhdessä läheisten kanssa? Jos tämän teen, pyyntö pitää uusia kuuden kuukauden välein. Pystynkö sen tekemään?
Jos vain läheiset huomaavat kykyjeni heikentyneen, uskonko heitä? Tätä miettivät naiset saunan lauteilla. Jos läheiset huolestuvat, pystyvätkö he muuttamaan asiointitapaani?
Järkevintä lienee valtuuttaa suomi.fi-palvelussa läheinen hoitamaan omia asioitaan silloin, kun ei itse pysty. Kun tämän tekee, omainen pystyy katsomaan minulle tulleet viestit.
Salaperäisiä viestejä Message LockTm-tekniikalla
Viranomaisten viestinnässä ja tiedonannoissa on vielä paljon parannettavaa. Kaikki viranomaisetkaan eivät ole ottaneet suomi.fi-viestejä käyttöön vaan käytössä on monenlaista teknologiaa.
Tämän huomasin, kun haimme osakekirjojen sähköistämistä. Maanmittauslaitos lähetti turvaviestin, jonka sukulaiseni avasi puhelimeltaan. Hän aikoi avata sen uudestaan kotikoneelta ja tulostaa tulleen dokumentin. Mutta sepä ei onnistunutkaan, ruudulle ilmestyi viesti: ”Salassa pidettävää tietoa ei voitu hakea. Viesti on suojattu Message LockTm-tekniikalla, joten viesti voidaan avata vain yhdellä selaimella. Tämä viesti on jo avattu (suluissa ajankohta) IP-osoitteesta (suluissa numerosarja).”
Tuijotimme viestiä ihmeissämme. Viestin piti olla luettavissa 30 päivää.
Viesteissä käytettävä yleiskieltä ilman merkillisiä käsitteitä
Myös viesteissä käytettävään kieleen ja käsitteisiin on kiinnitettävä huomiota: Kuinka moni tuntee Message LockTM-tekniikan, tai kuinka monen on tarpeen se tuntea? Onko tämän tekniikan mainitseminen tärkeää tietoa verkkopalvelun käyttäjälle? Kuinka moni tietää, mikä on turvaviesti? Miten se eroaa suomi.fi-viesteistä? Tietävätkö kaikki, mikä on selain? IP-osoite? Miten ne suhteutuvat laitteeseen?
Eikö asiaa olisi voinut kertoa jotenkin näin: Pystyt lukemaan tämän viestin 30 päivän ajan, mutta vain yhdellä laitteella. Jos avaat viestin puhelimellasi, et saa sitä enää auki tietokoneella. Jos tarvitset apua viestin avaamiseksi uudelleen, ota yhteyttä…
Sähköisten viestien pitää olla erityisen selkeitä, koska tilanteessa ei ole ketään, jolta kysyä neuvoa.
Digi- ja muiden palveluiden toimittava yhteen
Viranomaispostin tulo suomi.fi-viestitilille ei tarkoita sitä, että siitä eteenpäin viranomaisen kanssa pitäisi asioida sähköisesti. Edelleen voi soittaa tai käydä keskustelemassa. Tosin yhä harvemmassa on paikkoja, jonne pääsee viranomaisia tapaamaan.
Erilaisia viestejä ei pidä tarkastella yksittäisinä, palvelupolusta irrallisina. Ihmisen pitää voida ymmärtää koko palvelun idea ja kulku.
Julkisen keskustelun ja oman kokemukseni perusteella esimerkiksi HUS-alueella käytettävän Maisa-sovelluksen suhde ”fyysisiin” palveluihin ja paperikirjeisiin on epäselvä. Pahimmillaan omainen on saanut lukea digipalveluita käyttämättömän omaisensa terveystietoja Maisasta, ennen kuin hoitotaho on ne potilaalle tai omaiselle kertonut. Esimerkiksi että hänen äitinsä syöpä on parantumaton tai jopa sen tiedon, että omainen on kuollut.
Viranomaisviestintää kehitettävä laajemmin
Helsingin Sanomissa kerrottiin (24.11.2024) 84-vuotiaasta miehestä, joka oli joutunut törkeän pankkihuijauksen kohteeksi. Asian tajuttuaan hän toimi oikein: ilmoitti huijauksesta pankkiinsa ja lähti mökiltään Haminasta lähimmälle auki olevalle poliisiasemalle Kotkaan, noin 30 kilometrin päähän, tekemään rikosilmoitusta. Kotkassa poliisiasema oli auki, mutta rikosilmoituksia voi tehdä vain tiettyinä toisina päivinä. Niinpä hän ajoi seuraavana päivänä Haminasta Helsinkiin tekemään ilmoituksen.
Poliisi suosittelee tekemään rikosilmoituksen kiireettömissä tilanteissa ensisijaisesti verkossa. Miehen asia oli kiireellinen, ja ehkä hän halusi vakavan rikoksen uhrina keskustella asiasta poliisin kanssa.
Kun nyt kehitetään sähköisten viranomaistiedonantojen ensisijaisuutta ja myöhemmin varmaan laajemmin viranomaisviestintää, vuorovaikutusta ja asiointia, palveluiden käyttäjät pitää ottaa kehittämiseen laajasti mukaan. Muutoin palveluista voivat jäädä hyödyt saamatta; seuraa lähinnä niin kutsuttua häiriökysyntää: epätietoisten ja hätääntyneiden ihmisten yhteydenottoja eri kanavissa.
SOSTE järjestää lakiesityksestä keskustelutilaisuuden järjestöille 27.2. klo 9.30–11
Digitaalisen viranomaisviestinnän ensisijaisuutta koskeva lakiesitys on tulossa lausuntokierrokselle 10.2.–7.4.2025. SOSTE järjestää lausuntokierroksen aikana torstaina 27.2. kello 9.30–11.00 asiasta keskustelutilaisuuden järjestöille. Tervetuloa!
- Lue lisää: Ensisijaisesti digitaalisen viranomaisviestinnän käytännön toteutusta valmistelee Digi- ja väestötietoviraston Digi ensin -hanke.
- Lue lisää SOSTEblogista: Viranomaisten lähettämät viestit muuttuvat ensisijaisesti digitaalisiksi vuoden 2026 alussa