Kolme askelta kohti tekoälyn käyttöä järjestöissä

Monissa järjestöissä, yhdistyksissä ja liitoissa pohditaan tällä hetkellä, miten tekoäly kannattaisi juuri meillä ottaa haltuun. Toiset pohtivat, millaisilla ensiaskelilla tekoälyn kanssa olisi hyvä lähteä liikkeelle. Osa tunnustelee vielä varovaisesti mahdollisuuksia, kun osassa järjestöjä ollaan jo tehty päätöksiä, linjauksia ja myös hankintoja tekoälyyn liittyen.

Käyn tässä blogissa läpi kolme oleellista askelmerkkiä, joihin on hyvä kiinnittää huomiota tekoälyn käyttöönottoa suunniteltaessa.

Muistutan myös siitä, kuinka paljon tekoälyyn liittyvä keskustelu, ajatukset, käyttöönoton vaiheet ja työkalujen valinnat muistuttavat somen sisäänajoa organisaatioihin jo reilusti yli 10 vuotta sitten. Jos olet siis joskus pohtinut, mikä somekanava järjestölle kannattaisi avata, miten kouluttaa henkilöstö sitä käyttämään tai perustella johdolle somen käytön merkitystä, niin ota opit tuolta ajalta käyttöön. Tekoälyn sisäänajossa keskustellaan hyvin pitkälle samoista asioista!

1. Miksi tekoäly meille ja mihin sitä käyttäisimme?

Tärkein kysymys tekoälykeskustelun ytimessä jokaisessa organisaatiossa on ”Miksi”? Miten tekoälyn käyttö nivoutuu osaksi strategisia päämääriämme ja mitä hyötyä siitä meille voisi olla? Oli kyseessä sitten luovan tekoälyn käyttö viestijöiden arkityön apuna tai organisaatioon sisäänrakennettu gpt asiantuntijatyön tukena, on tärkeää löytää vastauksia kysymykseen Miksi? Mitä hyötyä tekoälystä meille on?

Kyse on edelleen uudesta ja tuoreesta asiasta, emmekä vielä tiedä kuin murto-osan niistä mahdollisuuksista ja hyödyistä, joita tekoäly meille tulee vielä tarjoamaan. Tällaisessa tilanteessa tarkkojen tavoitteiden määrittely voi myös olla hankalaa.

Riittää, että löydätte yhden tai kaksi päämäärää alkuun. Hyötyjä voi hakea esimerkiksi vastaamalla kysymyksiin: Mitä työtä teemme ja mikä työssämme vie paljon aikaa? Voisiko tekoäly auttaa meitä nopeuttamaan tai helpottamaan joitakin rutiinitehtäviämme?

Kokeilemalla pääsee alkuun, yhdessä testaamalla on mahdollista pallotella vaihtoehtoja ja eri työkaluihin tutustumalla saa käsityksen, mihin kaikkeen ne taipuvat. Käyttötapoja tekoälyllä on enemmän kuin meillä mielikuvitusta. Siksi on hyvä lähteä pienillä askelilla liikkeelle ja kehittää tekoälyn käytön kokonaisuutta kokemusten perusteella.

2. Mitä työkaluja käyttäisimme?

Luovan tekoälyn työkaluja on tarjolla tällä hetkellä tuhansia ja taas tuhansia. Työkalujen käyttötarkoitus on niiden valintaa ensimmäisenä ohjaava tekijä. On oleellista miettiä, mitä työkaluilla halutaan tehdä ja mitä kaikkea ne mahdollistavat. On täysin eri asia etsiä sovellusta, joka helpottaa nopeissa käännöstöissä kuin sovellusta, joka auttaa tekstien parantelussa tai isojen tietomassojen käsittelyssä.

Yksi valintaa helpottava tekijä voivat olla organisaatiolla jo käytössä olevat työkalut ja sovellukset. Microsoft-organisaatioille luontaisin jatkumo voi olla Microsoft Copilot for Microsoft 365, kun taas Googlen palveluita käyttäville saman asian ajaa Gemini. Molemmissa tekoäly on tuotu osaksi tuttuja arjen työkaluja, kuten sähköpostia, Microsoftin Wordia tai vaikkapa Googlen Slidesia.

Työkalujen laadussa ja toiminnoissa on myös eroja, jotka on lisäksi hyvä huomioida valinnoissa. Tekoälysovellusten kehittyessä huimaa vauhtia voi hyvä asenne alkuvaiheessa olla se, että työkaluja voidaan vaihtaa tarvittaessa.

Liian tiukkoja rajauksia ei välttämättä myöskään kannata heti alkuun tehdä, vaikka päädyttäisiinkin hankkimaan jokin tietty sovellus vaikkapa koko henkilöstön käyttöön. Jos esimerkiksi ChatGPT tai jokin muu työkalu on ollut sopiva ja toimiva jo pidempään jollekin henkilöstön osalle, on sisäisissä linjauksissa hyvä määritellä, miten muitakin kuin yleisesti käyttöön otettavia työkaluja organisaatiossa voi käyttää.

3. Sisäiset pelisäännöt

Oman järjestön tekoälyn käytön pelisäännöt ovat yksi tärkeimmistä asioista ensimmäisten tekoälyn kanssa otettavien askelten joukossa. Tässäkin asiassa voi hyödyntää jo olemassa olevia linjauksia ja sisällyttää tekoäly osaksi esimerkiksi tietoturvaohjeita tai sosiaalisen median käytön ohjeistuksia.

Linjauksissa voidaan tiiviisti määritellä esimerkiksi seuraavaa:

• Mihin järjestössämme käytetään tekoälyä ja miksi?
• Mihin tehtäviin tekoälyä suositellaan käytettävän ja mihin taas ehdottomasti ei?
• Mitä työkaluja käytämme, ovatko ne osa jo muita käyttämiämme sovelluksia, ja voiko muita tekoälytyökaluja käyttää valittujen lisäksi?
• Mitä asioita ja tietoja tekoälylle saa syöttää, mitä ei pidä syöttää ja miksi?
• Miten oman järjestön arvot ja eettiset painopisteet huomioidaan tekoälyn käytössämme?
• Muistutus siitä, että ihminen on aina vastuussa tekoälyn tuotosten käsittelystä ja julkaisusta.
• Määritelmät siitä, milloin kerrotaan, että tekoälyä on käytetty osana tuotosta tai prosessia.
• Miten tekoälyyn liittyvä tietoturva huomioidaan järjestössämme?
• Miten henkilöstöä tuetaan, kannustetaan ja koulutetaan tekoälyn käyttöön?

Yllä on muutama esimerkki aiheista, joita tekoälylinjauksissa on hyvä huomioida. Omassa järjestössä ne kannattaa laatia yhteistyössä esimerkiksi johdon, viestinnän, tietoturvayksikön ja niiden asiantuntijoiden kanssa, jotka tekoälyä ensimmäisten joukossa alkavat järjestössä käyttää.

Tekoäly järjestön käyttöön vaihe kerrallaan

Tekoälyn käyttöönotosta ei kannata tehdä liian monimutkaista. Vauhtiin pääsee parhaiten kokeilemalla ja askel kerrallaan etenemällä. Kehitys on tällä hetkellä niin vauhdikasta, että suunnitelmista ja linjauksista on lähtökohtaisesti myös hyvä tehdä joustavat ja kokemusten perusteella muokkautuvat.

On kuitenkin yksi asia, joka kannattaa huomioida, vaikka järjestönä tekoälyä ei vielä laajasti käytettäisikään: henkilöstön ja luottamushenkilöiden yhteiset tekoälylinjaukset.

Järjestön toimijoissa on varmasti jo niitä, jotka tekoälyä käyttävät joko työssään tai luottamustehtävässään. Kun jokainen heistä tietää vähintään sen, että tekoälylle ei pidä syöttää mitään yksityistä tietoa ja että tekoälyn vastaukset eivät ole 100 % tosia, olemme jo hyvällä tiellä eteenpäin. Näin varmistamme, että toimimme hyvien ja vastuullisten periaatteiden mukaisesti alusta lähtien.

Kaipaatko lisää tietoa aiheesta? – Tutustu Viestintä-Pirittan palveluihin

Viestintä-Piritta on järjestöviestintään erikoistunut viestintätoimisto, jonka tavoitteena on auttaa organisaatioita tekemään tavoitteellista viestintää käytettävissä olevilla resursseilla. Viestintä-Pirittan asiantuntijat kouluttavat, sparraavat ja tukevat viestinnän monenlaisissa tilanteissa. Syksyn Viestintä-webinaareissa sukelletaan myös tekoälyn maailmaan:

• Tekoälyn käyttö järjestöissä – näin otat tekoälyn osaksi arkeasi 31.10.24
• Tekoäly ja tekstit 10.12.24

Viestintä-Pirittan asiantuntijoilta saa myös tarvittaessa apua tekoälyn käyttöönottoon, koulutuksiin ja esimerkiksi tekoälylinjausten laatimiseen omaan järjestöön. Tutustu tekoälyä koskeviin palveluihin tarkemmin Viestintä-Pirittan verkkosivuilla.

Piritta Seppälä
Järjestöviestinnän asiantuntija, tietokirjailija
Viestintä-Piritta Oy
0400-622046
piritta@viestintapiritta.fi

Facebook: @viestintapiritta
Instagram: @viestintapiritta
LinkedIn: Viestintä-Piritta
X: @Piritta
Bluesky: @piritta.bsky.social