Järjestöt toteuttavat myös sellaista toimintaa, jossa kohderyhmän tavoittaminen on rajoitetumpaa. Kohderyhmä voi olla anonyymi, kohtaaminen voi olla lyhyt tai se on ennakoimatonta. Arviointitarkastelua varten on kerättävä tietoa kohtaamisen hetkellä, koska toista mahdollisuutta ei välttämättä ole. Lisäksi voi olla kyseessä myös sellainen kohtaaminen, jossa tietoa ei saada kysyttyä, koska tilanne on niin sensitiivinen tai haastattelulle ei ole fyysistä paikkaa.
Kaikissa edellä mainituissa tapauksissa on mietittävä, miten silti voitaisiin saada tietoa tuloksellisuuden arviointia varten. Arvioinnissa korostuu siis realistisuus sen suhteen, mitä tiedonkeruun keinoja ylipäätään on käytettävissä. Kun kohderyhmälle koituvaan hyötyyn ei päästä suoraan monin kysymyksin kysymällä kiinni, arviointitarkastelua on tehtävä käytettävissä olevan tiedon pohjalta. Tiedonkeruun tapoina voi käyttää esimerkiksi havainnointia tai sitä, että kysytään kevyesti toiminnan aikana. Luotettavuutta rakennetaan tiedonkeruun systemaattisuudella. Pienistä puroista kasvaa lopulta virta, kun tietoa kerätään vuoden aikana.
Seuraavassa neljä esimerkkiä, joissa kohderyhmän tavoittamisessa on rajoitteita.
1. Ryhmätoiminta, jossa kohdataan ihmisiä etäyhteydellä useamman kerran ja osallistujat ovat anonyymejä
Anonyymiyden takia osallistujille ei voida lähettää kyselyä esimerkiksi toimintaa ennen ja sen päättyessä. Halutut kysymykset kysytään kohdattaessa tapaamisen päätteeksi. Koska osa tapaamisesta käytetään kysymyksiin vastaamiseen, niiden määrä on rajoitettu.
Ryhmätapaamisten tavoitteena on tiettyyn elämänmuutokseen liittyvä motivaation kasvu ja elämänmuutoksen saavuttaminen. Osallistujat saavat tapaamisissa tietoa ja kannustusta. Arviointikysymyksiä esitetään tapaamisten lopuksi vain kaksi. Kysymykset liittyvät ymmärryksen lisääntymiseen ja motivaation kasvuun. Viimeisen tapaamisen päätteeksi kysytään, onko tavoitellun asian suhteen tapahtunut muutosta osallistujien elämässä.
2. Puhelinneuvonta, jossa soittajat ovat anonyymejä
Toiminnassa on useita arviointitiedon keräämistä rajoittavia tekijöitä. Anonyymiyden lisäksi puhelu on kertaluontoinen. Lisäksi kyseessä on usein sensitiivinen tilanne, jossa ihminen soittaa elämässään olevan kriisin takia. Tämän kaltaisen keskustelun jälkeen voi olla epäkorrektiakin kysellä puhelun hyödyistä.
Arviointietoa kerätään havainnoimalla ja havaintoja systemaattisesti kirjaamalla. Havainnoitavat asiat on suunniteltu etukäteen. Puhelun vastaaja kirjaa ylös seuraavia asioita:
a) Asian luonne eli onko soittajan asia selkeä, kohtalainen vai moninainen.
b) Tarpeen luonnehdinta eli onko tarve tiedolle, eteenpäin ohjaukselle vai kuuntelulle.
c) Kokemus avun antamisesta eli pystyikö puheluun vastaaja mielestään vastaamaan tarpeeseen hyvin, jossain määrin vai heikommin.
Edeltävät tiedot eivät sellaisenaan ole vielä tulostietoa, mutta niistä voidaan koostaa ristiintaulukoiden tuloksia. Tuloksena voidaan esimerkiksi kertoa prosentteina, kuinka monelle
- selkeästä asiasta soittaneelle pystyttiin antamaan apua hyvin. Ja kuinka monella näistä soittajista oli lähinnä tiedon tarve.
- luonteeltaan kohtalaisesta asiasta soittaneelle, pystyttiin antamaan apua jossain määrin ja miten eteenpäin ohjauksen tarve korostui näillä soittajilla.
- moninaisesta asiasta soittaneelle pystyttiin antamaan apua heikommin ja miten kuuntelun tarve korostui näillä soittajilla.
3. Kohtaamispaikkatoiminta, jossa anonyymit osallistujat ja osallistuminen ennakoimatonta
Arviointitiedon keräämiselle on useita rajoittavia tekijöitä. Osallistujien anonyymiyden lisäksi osallistuminen on ennakoimatonta eli osallistujien ei tarvitse ilmoittautua ja kertoa tulostaan. Heidän ei myöskään tarvitse kertoa, aikovatko he tulla jatkossa käymään. Lisäksi tiedonkeruuta rajoittaa se, että tilassa ei ole rauhallista paikkaa, jossa voisi toisinaan haastatella kävijöitä.
Arviointitiedon keräämiseen käytetään kahta tapaa. Ensimmäinen tapa on se, että kaksi kertaa vuodessa tiettynä viikkona paikallaolijoille jaetaan lomakkeet, joihin heitä pyydetään halutessaan vastaamaan. Lomakkeessa kysytään taustatietona käyntien useudesta ja varsinaisena arviointitietona, miten hyödyllisenä he kokevat kohtaamispaikan. Lisäksi selvitetään tarkemmin, minkälaisia hyötyjä he ovat käynneistä saaneet. Yhdessä kysymyksessä on valmiita vastausvaihtoja kuten se, että osallistujat ovat saaneet mielekästä ohjelmaa tai se, että he ovat saaneet sosiaalisia kontakteja. Tämän lisäksi avovastauksessa saa kertoa hyödyistä tarkemmin.
Toisena arviointitiedon keräämisen tapana käytetään työntekijöiden havainnointia. Havainnoilla kerätään systemaattisesti sellaisia asioita, joita työntekijöille tullaan sanomaan. Esimerkiksi, jos osallistuja tulee kertomaan, että pitää paikasta ja sinne tulemisen takia tulee lähteneeksi kotoa liikkeelle. Lisäksi kerätään havaintoja, joita työntekijät näkevät. Nähty asia voi olla esimerkiksi piristynyt olemus. Lopulta tuloksena voidaan kertoa, minkä tyyppisiä asioita on kirjattu ylös minkäkin verran.
4. Kertaluontoinen tapahtuma, jossa osallistujat ovat anonyymejä
Arviointitiedon keräämistä rajoittaa se, että ihmisten ei tarvitse ilmoittautua tapahtumaan ja siksi heidän yhteystietojaan ei ole tiedossa. Tapahtumassa ei ole myöskään sopivaa hetkeä ja tilaa, jossa voisi haastatella osaa joukosta tarkemmin.
Arvioinnin kriteerinä käytetään tapahtuman hyödyllisyyttä. Hyödyllisyyttä käytetään indikoimaan haluttua tulosta. Pois lähtiessä pyritään saamaan mahdollisimman moni vastaamaan kyselyyn, jossa valitaan seuraavista vastausvaihtoehdoista sopivin: erittäin hyödyllinen, melko hyödyllinen, ok, melko hyödytön, täysin hyödytön. Lisäksi annetaan mahdollisuus avovastauksella kertoa muita terveisiä. Vastaajille annetaan jokin pieni palkinto vastaamisesta.
Toisena arviointitiedon keräämisen tapana käytetään havainnointia. Työntekijät kirjaavat ylös ihmisten spontaaneja kommentteja. Esimerkiksi kuinka moni tuli kiittämään. Työntekijät pitävät kommenteista kirjaa laittamalla niitä ylös joko puhelimellaan tai pitävät kynää ja paperia mukanaan. Tulostietona kerrotaan, minkä tyyppisiä asioita kirjattu minkäkin verran.
Julkaistu 31.10.2023