Lahjoitusten keräämisen ja käsittelyn välineet

Etusivu / Artikkelit / Lahjoitusten keräämisen ja käsittelyn välineet

Tässä artikkelissa tarkastellaan, millaisia välineitä tai tapoja on tarjolla varainhankintaan, lahjoitusten keräämiseen ja lahjoittajatietojen käsittelyyn. Tutustu myös varainhankinnan kehittämisen kolmen askeleen artikkelisarjaan.

Tili- ja viitenumero verkkosivulla

Yksinkertaisin tapa kertoa lahjoitusmahdollisuudesta, on julkaista verkkosivulla keräysluvan lisäksi järjestön lahjoitustilin numero ja viitenumerot lahjoituskohteittain. Tapa sopii kaikkein motivoituneimpien lahjoittajien tavoittelemiseen.

Lahjoittajalta edellytetään tilinumeron ja viitenumeron kopioimista ja sen jälkeen siirtymistä verkkopankkiin. Jokainen ylimääräinen vaihe vähentää toteutuneita lahjoituksia. Lahjoittajasta jää järjestölle vähän tietoa vain nimi ja tilinumero. Vähäisen tiedon perusteella lahjoituksen vastaanottaja ei tosiasiassa tiedä, kuka lahjoittaja oli. Lahjoituksesta ei voida kiittää – ja ylipäätään kommunikointi jälkikäteen on vaikeaa.

Verkkomaksaminen

Lahjoitusten mahdollistaminen verkkomaksamisen muodossa on merkittävä edistysaskel verrattuna tili- ja viitenumeroon verkkosivuilla. Lahjoittaja välttyy tilinumeron ja viitteen muistamiselta, sekä niiden siirtämiseltä erikseen verkkopankkiin. Ajatuksen lahjoittamisesta voi toteuttaa vaivattomasti, ja riski lahjoitustoiminnan katkeamisesta vähenee.  Suomalaiset järjestöt näyttävät käyttävän usein maksuoperaattorina joko Checkout Finland Oy:n tai Paytrail Oyj:n palveluja.

Lahjoittamisen maksutransaktion jälkeen lahjoittaja ohjataan järjestön omalle verkkosivulle, jossa kiitetään lahjoituksesta sekä mahdollistetaan lahjoittajan kontaktitietojen jättäminen. Pitkäjänteisemmän lahjoittajasuhteen syntymiseksi järjestön tulee pohtia, miksi lahjoittajan kannattaa tietonsa sille jättää. Esimerkiksi lahjoittaja voi saada vastineeksi uutiskirjeen. Kirjeessä voidaan kertoa, mitä varoilla on saatu aikaan ja mitä järjestölle kuuluu. Kirje voi pitää sisällään jotain sellaista tietoa, mitä vain lahjoittajat saavat tai mitä lahjoittajat kuulevat ei-lahjoittajia nopeammin. Lahjoittajatietojen kertyminen mahdollistaa varainhankinnan pitkäjänteisyyden ja monimuotoisuuden kehittymisen. Tarve kohderyhmätietojen osoitteiden ostamiselle vähenee.

Lahjoittajatietojen keräämisestä, säilyttämisestä ja käytöstä kerrotaan lisää artikkelin lopussa. Yksittäisten kertalahjoittajien metsästys voi käytännössä tuottaa vähemmän, kuin lahjoittajasuhteen kehittämiseen perustuva toiminta.

Verkkomaksamisen mahdollistaminen on alkua järjestön varainhankinnan kehittämistyölle ja lahjoittamisen prosessin rakentamiselle. Lahjoittamisen vaivattomuus todennäköisesti lisää lahjoitusten määriä.

Sosiaalisen median rahankeräykset – vertaisvarainhankinta

Sosiaalisen median keräyksistä, eli vertaisvarainhankinnasta, on tullut merkittävä varainhankinnan tapa. Vertaisvarainhankinnalla tarkoitetaan sitä, että järjestön verkoston jäsenet järjestävät keräyksiä somessa omissa nimissään järjestön puolesta. Yleisin esimerkiksi vertaisvarainhankinnasta on Facebookissa syntymäpäiväkeräykset.

Järjestön kannalta sosiaalinen media voi mahdollistaa aktiivisten lahjoitusvetoomusten määrän huimaa kasvua. Järjestölle riittää tilannekohtaisten tarinoiden tuottaminen, joita aktiiviset jäsenet tai avustajat voivat käyttää. Tarinankerronta ja visualisointi ovat tärkeitä. Oman keräyksen perustaminen käytännössä on yksinkertaista. Jäsenet voivat auttaa omalla toiminnallaan suoraan avuntarvitsijoita.

Vertaisvarainhankinnassa järjestölle ei synny tietoa lahjoittajista. Somealustaa ylläpitävä yhtiö omistaa lahjoittajatiedot. Ilman edistynyttä kytkentää CRM-järjestelmään (tarkemmin artikkelin loppuosassa) lahjoittaja jää käytännössä tuntemattomaksi. Järjestö ei pysty rakentamaan pitkäjänteistä lahjoittajasuhdetta.

Menetelmän vahvuutena on yksilön päätös lahjoittamisesta henkilökohtaisen tutun vetoomuksen perusteella. Lahjoittajalla on suhde vetoomuksen esittäjään, koska lahjoitus tehdään yleensä ystävän kehotuksesta.

Lahjoittajasuhde on tärkeä tekijä varainhankinnassa. Vertaisvarainhankinnassa lahjoittajalla ei ehkä ole suhdetta lahjoituksen vastaanottavaan järjestöön. On todennäköistä, että lahjoitus jää muutenkin kertalahjoitukseksi, minkä vuoksi lahjoittajan anonyymiys ei ole niin merkittävä puute.

Somealustojen käyttämisessä varainkeruussa on omat hankaluutensa. Esimerkiksi Facebookin rahankeräystyökalujen käyttöön saamisessa on ollut vaikeuksia. Ohjeistus ja sivuston käyttöliittymä ovat vaihtuneet eri tahtiin. Ohjeetkin ovat joskus olleet vääriä. Lisäksi on huomioitavaa, että esimerkiksi Facebook ei ole suomalainen yritys, joka voisi tunnistaa järjestön y-tunnuksen (tai muun vastaavan) avulla Patentti- ja rekisterihallituksen järjestelmästä. On siis mahdollista, että järjestön olemassaolo pitää todistaa laskuilla tai tiliotteilla.

Verkkokauppa

Verkkokauppaa voi käyttää varainhankinnan välineenä. Verkkokaupan rakenne palvelee mahdollisimman monen tuotteen ostamista samassa istunnossa – usean tuotteen ostaminen on verkkokaupan eräs päätavoitteista. Kun tuote tai kohde on valittu, verkkokauppa ehdottaa aiheeseen liittyviä muita tuotteita. Vaikka aiheeseen liittyviä sisältönostoja ei tehdä, verkkokaupan rakenne hajottaa potentiaalisen lahjoittajan huomiota. Siirrytään ostoskoriin, hyväksytään ostoskorin sisältö ja lopuksi maksetaan tuotteet.

Lahjoittamisessa on kuitenkin olennaista, että ihminen ohjataan mahdollisimman suorinta tietä lahjoituksen maksutapahtumaan. Jokainen ylimääräinen vaihe voi vaikuttaa siihen, että osa lahjoitusaikeista jää kesken. Verkkokauppa ei ole lahjoitusten keräämiseen erityisen tehokas ratkaisu, jos lahjoittaminen vaati monta vaihetta verkkopalvelussa.

Verkkokauppasovellus voi tarjota vain sujuvan maksamistavan, esimerkiksi Checkoutin tai Paytrailin avulla. Verkkokaupan puutteena on vähäinen lahjoittajatieto. Järjestölle saattaa jäädä vain lahjoittajan nimi ja tilinumero. Niiden perusteella ei lahjoittajasuhdetta voi rakentaa – tai edes kiittää lahjoituksesta.

Joissain järjestelmissä voi olla mahdollista ohjata lahjoittaja maksutransaktion jälkeen kiitossivulle, jossa on mahdollista antaa lahjoittajan yhteystiedot. Käytäntö on osoittanut, että maksamisen jälkeen hyvin harva täyttää enää lahjoittajan yhteystiedot –vaihetta. On myös mahdollista, että lahjoittaja antaa verkkokaupassa tiedot ennen lahjoitusta.

Lahjoittamisen platform

Lahjoittamisen platformilla tarkoitetaan kaupallisen toimijan tuottamaa palvelua, jonka avulla järjestö voi käynnistää lahjoitusten vastaanottamisen nopeasti. Palveluita on tarjolla useita ja tyypillisesti niissä on ainakin seuraavat toiminnot:

Järjestö maksaa lahjoitustransaktioista palkkion alustan ylläpitäjälle. Osa lahjoittajista saattaa vierastaa ajatusta palkkiosta. Useimmat tämänkaltaiset palvelut ovat ulkomaisten yhtiöiden tuotteita. Lahjoitusalusta on usein nopea ja vaivaton ottaa käyttöön. Palvelun tietoturva-asiat on syytä varmistaa ennen sopimuksen allekirjoitusta.

Lahjoitusalustalla kontaktitietojen kerääminen kuuluu perusominaisuuksiin, mutta tietojen tallentaminen ja hallinta on järjestön toteutettava edelleen itse. Lahjoittajatiedon säilyttämistä varten tarkoitettua asiakkuudenhallintajärjestelmää (CRM) platformeissa pääsääntöisesti ei ole. Lahjoitusalusta kytketään yleensä järjestön käyttämään CRM-järjestelmään. Ilman CRM-toimintoja lahjoittajien segmentointi ja kohdennettu viestintä on hankalaa, ja lahjoitusalustan hyöty jää rajalliseksi.

Pankkiaineistojen nouto ja lahjoitusten tiliöinti kirjanpitoon voi olla ulkomaisissa palveluissa hankalaa. Alustalahjoituksiin liittyy usein mekaanista kirjanpidollista työtä riippumatta lahjoitussumman koosta.

Lahjoittamo.fi -lahjoituspalvelu

Goodwill ry:n tuottama Lahjoittamo.fi yhdistää lahjoittajat ja avuntarvitsijat. Järjestöille näkyvää CRM-toiminnallisuutta palveluun ei vielä kuulu, mutta mahdollisuuden käyttöönottoa tutkitaan. Toistaiseksi lahjoittajan kontaktitiedot jäävät Goodwill ry:lle.

Lahjoittamo on myös lahjoitusalusta. Sen vahvuutena on, että lahjoitetut varat eivät kulje Lahjoittamo.fi -palvelun kautta, vaan ne siirtyvät suoraan järjestöjen omille keräystileille. Goodwill ry kannustaa järjestöjä ottamaan käyttöön viitenumerot, jotta lahjoitettujen varojen kohdistaminen lahjoituskohteen mukaisesti on kirjanpidossa helpompaa.

Lahjoituskohteita voi lähestyä useammalla tavalla, lahjoituskohteiden pääkategoriat ovat:

Palvelun käyttäminen on sote-alan järjestöille maksutonta ja toiminta on Goodwill ry:n yleishyödyllistä toimintaa.

Jäsenrekisteri-sovellukset

Jäsenrekisterisovelluksia on tarjolla runsaasti. Jäsentietojen ylläpidon ohella sovellukset voivat sisältää jäsenlaskutuksen, kotisivupohjat sekä viestinnän sovellukset.

Sovellusten hinnat ovat edullisia, ja tarjolla on maksuttomia lisäpalveluita. Sovellusten käyttäminen on useimmiten niin helppoa, että erillistä käyttökoulutusta ei tarvita. Sovellukset toimivat pilvipalveluna ja mahdollistavat rekisterin käytön mistä tahansa. Suppea perinteinen jäsenrekisterisovellus ei tue lahjoittamisen prosessia lähes ollenkaan.

Perinteinen jäsenyys järjestöön osallistumisen muotona näyttää vähenevän. Jäsenrekisteriin tulisi kyetä tallettamaan myös lahjoittajatietoja.

Asiakkuudenhallintajärjestelmä (CRM)

Monipuolisin tapa hallinnoida lahjoitustoimintaa, on hyödyntää CRM (Customer relationship management) asiakkuushallintaohjelmistoa. CRM:een voi tallentaa lahjoittajatietoja ja raportointeja, joiden avulla voidaan hallita varainhankinnan kokonaiskuvaa. CRM-järjestelmässä kaikki kontaktit kerätään samaan paikkaan.

CRM-ohjelmisto muokataan vastaamaan järjestön toimintatapoja. CRM voi olla myös samalla järjestön toiminnanohjausjärjestelmä. Järjestelmän avulla saadaan kattava käsitys järjestön jäsenistä, kaikista sidosryhmistä sekä järjestön sisäisistä toiminnoista. Se on tietojohtamisen väline. Tiedon kokoaminen yhteen järjestelmään tehostaa toimintoja ja tuo varainhankinnan kiinteäksi osaksi järjestön talouden suunnittelua ja seurantaa. CRM-ohjelmisto helpottaa myös GDPR:n  säännösten noudattamista.

GDPR tarkoittaa Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta. Tietosuoja-asetus suojaa henkilötietoja ja antaa yksilöille enemmän mahdollisuuksia päättää tietojen käsittelystä. GDPR vaikuttaa vahvasti CRM-tietojen käyttämiseen sekä niiden keräämiseen.

CRM-ohjelmisto tuottaa automatisoituja työnkulkuja ja siirtää rutiinitehtäviä ihmisiltä koneen tehtäväksi. Järjestön työntekijöiden työpanos voidaan kohdentaa toisin, pois turhista rutiineista esimerkiksi lahjoittajien kohtaamiseen.

Lopuksi

Järjestön varainhankinnan toteutuksen valintoihin vaikuttavat käytössä olevat resurssit, varainhankinnan tavoitteet, varainhankinnan kohteet sekä erityisesti kohderyhmä keiden parissa varainhankinta on ajateltu toteutettavan.

Halvin ratkaisu ei ole aina edullisin ja isoilla investoinneilla ei saavuteta automaattisesti parhaita tuloksia. Toisten järjestöjen kokemuksia kannattaa hyödyntää ja hakeutua verkostoihin, joissa varainhankinnasta vaihdetaan ajatuksia sekä jaetaan kokemuksia.

Artikkeli on tuotettu yhteistyönä järjestötoiminnan asiantuntija Ilkka Harjulan (Tietopiiri Oy) kanssa.